Laskut (tilaukset, tarjoukset...) ovat laskukortiston tapahtuma tai tietueita, joita voi selata näppäimillä PgUp ja PgDntai ikkunan vasemman yläreunan vihreillä nuolilla. Kortiston alkuun pääsee pikavalinnalla Ctrl-Home ja loppuun Ctrl-End.

Laskun kirjoitus tapahtuu kahdessa osaikkunassa, jotka muistuttavat perinteisten taulukkolaskentojen ikkunoita. Ylempi on asiakastietojen ikkuna ja alemmassa ovat varsinaiset laskurivit. Kenttien ja osien välillä voi liikkua hiirellä tai näppäimistöllä. Nuolet ylös ja alas vievät kentistä toisiin. Nuolet vasemmalle ja oikealle vievät selailutilassa myös kentistä toisiin, mutta kentän muokkaustilassa liikutaan kentän sisällä. Muokkaustilaan pääsee hiiren vasemmalla näppäimellä tai Enterillä. Muokkaustilasta selailutilaan pääsee ESC-näppäimellä. ESC selailutilassa tuo ruudulle toimintovalikon.

Kenttien välillä voi edetä myös Enterillä tai TAB-näppäimellä ja taaksepäin Shift-TAB:lla. Tällöin kannattaa asiakastietojen määritysasetuksissa ottaa pois niiden kenttien TAB-rastit, joiden kohdalle ei pysähdytä. Tarvittaessa ohitettuihin kenttiin pääsee aina hiirellä tai nuolilla. Osaikkunassa voi siirtyä näkyvän ikkunan viimeiselle tai ylimmälle riville Shift-PgUp:lla taiShift-PgDn:lla (myös Ctrl-PgUp ja Ctrl-PgDn).

Laskurivistön sarakkeiden leveyksiä ja rivien korkeuksia voi muuttaa väliaikaisesti tarttumalla hiirellä sarakkeiden tai rivien välissä olevaan viivaan ja siirtämällä sitä haluttuun suuntaan. Alkuperäiset arvot palautuvat, jos siirrytään hetkeksi jollekin toiselle välilehdelle. Laskurivien sarakeleveyksiä voi muuttaa pysyvästi asetuksissa. Rivien korkeuksia voi muuttaa väriasetuksissa (oletus 22). Myös yläosan sarakeleveyksistä on muutamia esivalintoja valittavina. Väriasetusten ikkuna käynnistyy laskuriviosan vasemmasta ylänurkasta [Nro], ylävalikosta tai perusasetuksista.

Elektronista laskutusta eli E-laskutusta on pyritty edistämään sen vuoksi, että laskujen välitys nopeutuisi ja tulisi huokeammaksi niin laskujen lähettäjille kuin vastaanottajillekin. Suosio on kuitenkin kasvanut kovin hitaasti 2000-luvun alulta lähtien. Kun kunnat ja suuryritykset ovat 2010-luvulla siirtymässä voittopuolisesti E-laskutukseen, valmius laskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen varmasti paranee. Myös laajasti käytössä olevan suoraveloituksen loppuminen vuoden 2014 alussa pakotti siirtymään E-laskuihin.

E-laskun yksi muoto on Finvoice, jonka määrityksen on laatinut Finanssialan keskusliitto (www.fkl.fi). Tarkempia tietoja Finvoice-laskutuksesta saa suoraan osoitteesta www.finvoice.info. Itse Finvoice-määrityksestä on jo ollut useita versioita. Tätä kirjoitettaessa (2020) käytössä olleett vanhemmat versiot 1.2, 1.3 ja 2.0 eivät enää ole käytössä, vaan on syytä käyttää uusinta versiota eli 3.0. Wth2020-ohjelmalla ei voi lähettää TEAPPS-muotoisia laskuja.

Finvoice-lasku tai useita Finvoice-laskuja tulostetaan oman tietokoneen tiedostoon, jonka nimen päätteenä on XML. Laskutiedosto on talletettava sellaiseen kansioon, josta pankkiohjelma tai internetselain voi sen löytää ja välittää pankille (tai muulle laskujen välittäjälle). Talletuskansio kannattaa valita helpoksi, jotta sitä ei tarvitsisi kauaa etsiä lähetysvaiheessa. Pankkiohjelmiin kansion nimi yleensä tallentuu pysyvästi, mutta selaimilla kansio on useimmiten etsittävä resurssienhallinnasta. Muista valita kohta, jolla onnistuneen siirron seurauksena laskutiedosto poistetaan. Ellei sellaista mahdollisuutta ole, poista tai siirrä tiedosto itse esim 'Vanhat' -nimiseen kansioon. Näin estetään laskujen lähteminen uudelleen.

Kun E-lasku on tulostettu, ruudulle tulee ikkuna, josta laskun voi ottaa selaimeen katseltavaksi ja tulostettavaksi esim. laskukopioksi. Selainversiota tarkasteltaessa voi havaita vielä puutteita tai virheellisiä sisältöjä. Huomaa myös, että asiakastietoikkunan Laskutyyppi-kentän sisältö on E-laskun perusotsikko (oletuksena on LASKU). Myös itse XML-koodia voi tarkastella, mutta älä muuta sitä, koska vähäinenkin muutos voi tehdä tiedoston kelpaamattomaksi.

Ikkunasta voit myös käynnistää pankkiohjelman tai selaimen pankin sivustolle. Ohjelman voit myös etsiä. Selaimen otsikkoriviltä (URL) voit merkitä ja kopioida osoitteen pankin sille sivulle, jossa kysytään tunnukset. Mikäli tämän ohjelman yhteyteen tulee myöhemmin ns. Web Services -järjestelmä, laskut voivat mennä suoraan välittäjän koneelle.

E-laskun muoto on tarkoin määritetty FKL:n toimesta Finvoice.xsd -nimisessä tiedostossa. Tässä ohjelmassa xsd-tiedostojen nimiin on vielä lisätty versionumero. Riippuen siitä, minkä version käyttäjä on asetuksissa valinnut, ohjelma ottaa tarkistuksissa käyttöön vastaavan määrityksen. Versiot ovat tällä hetkellä Finvoice12.xsd, Finvoice13.xsd ja Finvoice201.xsd. E-laskujen tietojen sidontatiedostossa on alue kutakin versiota varten. Lisäksi ohjelma käyttää valitun version xsd-tiedostoa syntyneen laskun tarkistuksessa (validoinnissa) ja ilmoittaa mahdollisista teknisistä virheistä. Laskujen asiasisältöön liittyviä virheitä ohjelma ei valitettavasti voi ymmärtää.

E-laskutiedoston nimi muodostuu oletuksena automaattisesti muotoon FV_pvm.xml eli esim. FV_20200815.xml. Tiedostonimen voi tietenkin muuttaa, jos lähettävä ohjelma haluaa sen johonkin vakiomuotoon. Huomaa myös, että lähettävässä ohjelmassa (pankkiohjelmistossa tai internetsivulla) on valittava tarkasti se, mitä lähetetään. Kun lähetetään Finvoice-muotoisia E-laskuja, on yleensä valittava E-laskujen lähetys. Kun taas laskuja maksetaan ostoreskontrasta, tiedoston tunnus on C2B ja versionumero.

Kun E-laskutiedosto on mennyt pankin koneelle, sen kelpoisuus tutkitaan siellä tarkasti. E-lasku edellyttää normaalia enemmän ja tarkempia tietoja sekä laskuttajasta että laskun saajasta. Jos tiedosto ei ole täysin kelvollinen, sen kulku pysähtyy ja asiasta tulee virheilmoitus, joka kannattaa lukea ja tallettaa huolellisesti. Joskus virheen aiheuttaja voi olla jopa kenellekään kuulumaton pankkitili eli virheellinen IBAN, jonka tarkistusnumerot ovat sattumalta oikeita (harvinaista). Ohjelmisto pyrkii jo etukäteen varmistamaan, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Jos taas laskun teknisessä muodossa on ongelmia eikä oma tarkistusjärjestelmä havaitse niitä, silloin kannattaa lasku ja virheilmoitus lähettää Narvasoftille esim. sähköpostin liitteenä. Tällastakin sattuu aika ajoin, sillä eri pankit ja eri välittäjät ovat toisinaan tulkinneet Finvoicen kenttiä, määrityksiä ja myös sisältöjä hieman eri tavalla. Tässä tapauksessa on tehtävä muutoksia esim. tietojen sidontatiedostoon.

E-laskujen tunnusten käytössä on ilmennyt jonkun verran sekavuutta. Vanhoja pankkitilinumeroita ei enää voi käyttää; niiden tilalla ovat IBAN ja BIC. E-laskua lähetettäessä pankeille on riittänyt oma IBAN ja BIC lähettäjän, vastaanottajan sekä välittäjien kenttiin. Kaikki laskujen välittäjät eivät kuitenkaan ole pankkeja, joten IBAN ja BIC -tunnuksia ei silloin voi käyttää. Prototyyppien omissa tiedoissa on neljä kenttää kutakin pankkitiliä kohden. Merkitse oman pankkitilisi kohdalle omat IBAN- ja BIC-tunnukset. Jos laskujesi välittäjä on pankki, välittäjätunnuskentät jätetään tyhjiksi. Jos laskujesi välittäjä ei ole pankki vaan esim. Itella, Basware jne. merkitse välittäjältä saamasi tunnukset välittäjän ID- ja BIC -kohtiin. Jos laskujesi välittäjiä on vain yksi, tarvitset vain yhden tietoparin. Kun lähetät E-laskuja, tarkista että E-laskun asetuksissa ovat valittuina oikeat välittäjätunnukset. Jos välittäjätunnuksia ei ole valittu, ohjelmisto käyttää omaa IBAN- ja BIC-tunnusta. Välittäjätunnuksia ei oteta automaattisesti käyttöön, vaikka ne olisi merkitty omiin tietoihin.

Myös laskun vastaanottajan tunnukset voivat olla jompia kumpia. Jos vastaanottaja käyttää pankkia, tunnuksiksi riittää normaalisti IBAN ja BIC-tunnukset. Jos vastaanottaja saa laskun muuta kautta, oikeat tunnukset on merkittävät IBAN/OVT- ja BIC/OVT-kenttiin. Koska oikeat tunnukset ovat oleellisen tärkeät, niiden kentät on prototyypeissä pääruudun asiakastiedoissa.

Finvoice-lasku muodostetaan laskutusohjelman tiedoista tulkittavan mallitiedoston (MXM) avulla. Mallitiedosto sisältää itse laskun rakennetiedot sekä sidokset laskutuksen tietoihin. Käyttäjä voi selata (ks. E-laskun asetukset) ja tarvittaessa myös muokata tätä tiedostoa, mutta työ on tehtävä varovasti, sillä yksikin väärä merkki voi estää laskun synnyn ja etenemisen tarkistuksissa. Virheestä toisinaan seuraa useita ohjelman tekemiä huomautuksia. MXM-tiedoston alussa on tarkempi selvitys tiedoston rakenteesta ja tulkinnasta.

Sähköisten laskujen tiedot jäävät tietenkin aina itse laskutusohjelman laskuiksi, mutta E-laskua lähetettäessä ei automaattisesti synny kopiota kirjanpitoa varten. Jos haluat kopion, valitse asetusten kohta, joka jättää tulostusikkunan avoimeksi E-laskun tulostuksen jälkeen. Voit tulostaa 1-2 paperikopiota normaalilla tavalla. Toisaalta voit katsoa tehtyä laskua tulostuksen jälkeen avautuvan ikkunan valinnalla ('Tarkastele viimeisintä E-laskua selaimessa') ja tulostaa laskun sieltä (Ctrl-P) likimain sellaisena, kuin vastaanottaja sen selaimellaan näkee. Vastaavuus ei välttämättä ole kovin täydellistä, sillä laskun muoto riippuu vastaanottajan käytössä olevasta XSL-tiedostosta, selaimesta ja muista ohjelmista. Myös laskujen talletus lokitiedostoon voi tarkistusmielessä olla aiheellista. Lokia pääset tarkastelemaan tulostuksen jälkeen avautuvasta ikkunasta. Lokia voit tietenkin myös "siivota", jos tiedät, että et tarvitse vanhoja tietoja.

Virhetilanteet

Koska E-laskutus on yleistynyt odotettua paljon hitaammin, asialle lienee silloin myös syynsä. Finvoice-lasku edellyttää huomattavan paljon tarkkoja tietoja eikä kaikki tieto ole aina heti edes saatavilla. Laskujen välityskäytännöt ovat myös monille outoja. Virheellisiä tietoja ja puutteita jää laskun tietoihin helposti. Ohjelma kyllä pyrkii tarkkailemaan tietojen oikeellisuutta monissa kohdissa. Virheellisen IBANin, OVT-tunnuksen tai Y-tunnuksen merkitseminen paljastuu heti tallentamisvaiheessa. E-laskua tehtäessä ohjelma ilmoittaa puuttuvista tiedoista - ne kannattaa ottaa ylös ja täydentää.

Lasku tarkistetaan lopuksi vielä Windowsiin kuuluvalla tarkistusohjelmalla (kirjastossa MSXML6.DLL), joka vertaa laskua XSD-tiedoston määräyksiin. Virheilmoitukset voivat olla joskus vaikeaselkoisia, koska niissä käytetään Finvoice-laskun pitkiä englanninkielisiä koodeja (tageja). Ilmoitustekstit ovat suomenkielisiä, jos Windows on suomenkielinen. Toisinaan puutteet ilmenevät selvästi. Ota virheilmoitukset aina ylös ja tarkista omat tiedot sekä laskussa olevat asiakastiedot. Windowsin tarkista ei kuitenkaan pysty tarkistamaan kaikkea. Mahdollisia virheitä voi löytyä sekä itse kenttäsisällöistä että tavasta, jolla ohjelma tulkitsee protokollaa. Muutoksia Finvoice-laskun sisältövaatimuksiin tulee aika ajoin.

Jos jokin virheilmoitus säilyy itsepintaisesti, virheen syy voi olla jokin muu kuin ilmoitettu. Tarkastusfunktio ilmoittaa ehkä seuraavan koodin, joka tulee "liian aikaisin". Tilanne on silloin analysoitava syntynyttä XML-tiedostoa ja tulostusmallia vertailemalla. Itse XSD-tiedosto on liian vaikeaselkoinen, mutta sitäkin on tutkittava erikoisongelmissa. Etsi ilmoituksessa esitettyjä koodeja molemmista tiedostoista. Näiden tiedostojen selailuun pääset tulostuksen jälkeen avautuvasta ikkunasta. Jos et tunne XML-koodia, voit selata tiedostoja, mutta älä muuta niissä mitään.

Joskus tosin voi käydä niinkin, että on tulostettu esim. 12 laskua samaan tiedostoon, mutta yksi lasku on väärä. Tulostuksen aloittaminen alusta voi olla työlästä. Silloin on kätevintä poistaa väärä lasku eli sen SOAP- ja Finvoice-osa XML-tiedostoa muokkaamalla.　

Raporttien määritysikkunassa valitaan ensiksi se, millaisesta raportista on kysymys; mahdollisuuksia on kymmenkunta. Kaikkia raportteja ei voi tehdä samalla tavalla, vaan ohjelma laatii raportteja erilaisin menetelmin. Määritysikkunassa on useita tapoja rajoittaa mukaan otettavia laskuja. Valintojen määrä ikkunassa vaikuttaa ensi näkemältä suurelta, mutta jotenkin ne on ohjelmalle kerrottava. Ohjelma muuttaa joitakin ehtoja valitun raportin mukaisiksi. Myös se helpottaa, että muutamia valintoja himmennetään joissakin raporttimuodoissa toimimattomiksi.

Aikaraja on tärkein raportteja rajoittava tekijä. Jos halutaan tietää jotakin koko laskutuksesta, aikamääritystä ei anneta; valitse silloin 'Kaikki laskut alusta loppuun'. Päiväraportille merkitään vain yksi päivä. Kun määritetään aikaraja, sekä alku- että loppupäivät kuuluvat mukaan (esim. 1.5.2015-31.5.2015). Aikamäärityksen voi antaa almanakasta tai muuttamalla manuaalisesti päiväyksiä. Päiväyskentissä voi liikkua nuolilla vasemmalle ja oikealle. Numerot muuttuvat myös numeronäppäimistön plus ja miinusmerkeillä (+/-). Seuraavaksi määritetään, mitä päiväyskenttää aikaraja koskee; laskussa on pääasiassa kolmenlaisia päiväyksiä: laskun päivä, eräpäivä ja maksupäivä. Päiväyskenttä riippuu siitä, minkälainen otanta laskuista kulloinkin halutaan.

Jos raportti halutaan vain yhden asiakkaan kohdalta, silloin on valittava jokin asiakastunnus tai asiakkaan nimi (rasti!). Jos raportin haluaa vain yhdeltä tuotteelta, silloin valitaan vastaavasti tuotetunnus tai -nimi. Muutoin käsitellään kaikki aikavälin asiakkaat ja tuotteet. Alhaalla on lisäksi valintaruutu, jolla voi määrätä kaikki laskurivit tulosteeseen mukaan. Vapaamuotoisella suodolla voi raporttiin ottaa mukaan laskutapahtumissa olevia muita kenttiä. Kenttiä on valittavana paljon, mutta oletettavasti vain osa on otettu laskutapahtumaan mukaan. Listassa as-alkuiset ovat asiakastietoja, lr-alkuiset laskurivien sarakkeita, ot-alkuiset omia tietoja, kp-alkuiset kirjanpitoyhteyteen liittyviä tietoja ja sum-alkuiset valitun alueen summalukuja. Vain ne koodit tuottavat tietoja, jotka ovat laskussa. Koodit, jotka alkavat fv:llä eivät ole tässä yhteydessä käyttökelpoisia.

Listaus voi myös olla järjestetty jonkun kentän mukaan; laskun päivä, eräpäivä, maksupäivä, asiakkaan nimi tai tunnus jne. Kaikki vaihtoehdot eivät ole mielekkäitä joidenkin raporttityyppien kanssa.

Raportilla voi myös olla erilaisia listausmuotoja, joista voi valita kulloinkin soveltuvimman. Valinnan tulisi olla sellainen, että sen määrittämiin kenttiin voi olla odotettavissa lukuja. Esim. maksamattomien listaukseen ei voi tulla maksupäivää ja -summaa. Jos ylhäältä valitsee asiakaslaskelman, tuloksena on melko pitkälle valmiiksi rakennettu listaus asiakkaittain ostetuista tuotteista. Siitä huolimatta voi asettaa soveltuvasti aika- ja kenttäehtoja.

Kun määritykset ovat valmiit, listauksen voi käynnistää alhaalla olevalla painikkeella. Jos suotoehdot läpäisivät laskuja, ruudulle tulee listaus. Kun listauksesta poistutaan, valinta 'Esitä raportti uudelleen muotoiltuna' tulee aktiiviseksi; materiaali on jo puolivalmiina valmiina. Jos listaus ei vaikuttanut osuvalta, valitse uusi listausmuoto ja pyydä ohjelmaa esittämään raportti uudelleen muotoiltuna.

Myyntireskontra saa kaiken tarvittavan pohjatietonsa suoraan alla olevasta laskusta. Myyntireskontraan talletettu tietokin tallentuu itse laskutietueen joukkoon. Myyntireskontraan merkitään joko ohjelmallisesti tai manuaalisesti laskuun liittyvät maksusuoritukset ja niihin liittyvät ongelmat. Myös kaikki maksutilanteisiin liittyvät raportit saadaan myyntireskontrasta. Nopein tapa avata myyntireskontra on pikanäppäin F8, jolla reskontrasta voi myös poistua.

Reskontran yläosassa ovat laskua kuvaavat perustiedot. Siellä on myös alkuperäinen eräpäivä, jota itse laskussa ei ehkä kannata muuttaa, jos eräpäivä jostakin syystä myöhemmin muuttuu. Jos maksaja esim. haluaa lykkäystä, kirjoita uusi eräpäivä reskontran maksuriville. Jos maksu suoritetaan useassa osassa, kirjoita kullekin osalle sovittu eräpäivä. Ohjelma laskee tässä tapauksessa koron vain myöhästyneille summille eräpäiväänsä nähden. Kirjoita odotettavissa oleva summa yms. huomautuskenttään ja maksukenttään todella maksettu summa.

Ohjelmassa ei ole erillistä myyntireskontraa tavallisille laskuille ja osamaksulaskuille (esim. vuokrille). Sama reskontra muuntuu oikeanlaiseksi reskontraksi asetusten tai asiakastietosivun kentän määrityksillä. Samassa laskukannassa voi siis olla sekaisin tavallisia ja osamaksulaskuja. Ei liene kovin harvinaista, että maksuvaikeuksiin joutunut haluaakin maksaa laskunsa useassa erässä. Myös suuret laskut on joskus ositettava pienemmiksi eriksi. Osamaksu- ja vuokralaskutusta varten perusasetuksissa on kohdat osamaksuerien lukumäärälle sekä maksuvälille. Tässä tapauksessa koko laskutuksen oletuksena on osamaksulaskutus. Saman asetuksen saa kuitenkin myös laskukohtaisesti valitsemalla Laskutustapa-kentän alasvetovalikosta osamaksulaskutuksen. Erien määrän ja intervallin voi vaihtaa kaksoisnäpäytyksen jälkeen (Esim. Osamaksu 6 14, jolloin maksettavana on 6 erää kahden viikon välein.) Ohjelma laskee myös kullekin maksuerälle koron. Maksueriä voi olla 26 kpl, mutta jos se ei riitä, rivejä voidaan uudempiin versioihin lisätä.

PgUp ja PgDn -näppäimillä pääset edelliseen ja seuraavaan laskuun, Ctrl-Home ja Ctrl-End -näppäimillä alkuun ja loppuun. Ctrl-G:llä voit ilmoittaa tietueen, jonne siirrytään (ei siis laskunumeroon). Siirtyilyn yhteydessä päivittyvät sekä alla oleva laskutietue että reskontratietue. Muokattavissa kentissä toimivat normaalit kopioi/liitä eli Cltr-V ja Ctrl-V. Maksu- ja eräpäiväkentissä saa tämän päivän Alt-D:llä. F8 käynnistää laskutuksessa reskontran ja samalla näppäimellä voi sieltä myös poistua.

Hiirellä voit käynnistää toimintoja ja siirtyä taulukon kenttien välillä. Kaikki kentät eivät avaudu muokattaviksi, koska nämä kentät ovat laskentatuloksia varten. Huomaa myös hiiren oikealla avautuva valikko, joka helpoiten avautuu rivinumerosarakkeessa tai ei-muokattavassa kentässä.

Maksusuoritusten merkitseminen manuaalisesti esim. tiliotteesta tai käteissuorituksista lienee helpoin tapa ylläpitää myyntireskontraa. Useimmiten lasku maksetaan kerralla. Silloin nopein valinta on painonappi Merkitse lasku kokonaan maksetuksi. Valinta kysyy vielä maksupäivän, jonka oletus on tämä päivä - muuta se tarvittaessa. Suoritusriville tulee päiväys, eräpäivä, päivien erotus, maksu, alennus, korko ja saldo. Jos maksu ei ollutkaan laskun loppusumman suuruinen, muuta maksun määrä rivillä. Jos haluat eroavuudesta huolimatta maksun loppuun käsitellyksi, voit merkitä myös alennuksen, joka on jokin absoluuttinen rahamäärä. Lisäksi voit merkitä Pankin tai käteismaksumerkinnän sekä kirjanpidon tilitunnuksen.

Viitelistapäivitys edellyttää, että ohjelma tietää mistä ja minkä niminen viitelista on noudettava. Viitelistan tuo koneelle joko jokin pankkiohjelmisto tai selainpohjainen yhteys. Kun valitset painimen Tuo maksuja viitelistasta, ruudulle avautuu ikkuna, jossa voi määrittää neljä eri pankkia ja kullekin oletuskansion ja maskin, jolla viitelistan voi valita. Alareunassa on myös lista, johon valitaan F4:llä ne laskutukset, joita on tarkoitus päivittää viitelistalla. Kunkin pankin oikean reunan painimella päivitys käynnistyy siten, että ensin valitaan viitelista ja sen jälkeen ohjelma etsii määritetyistä laskutuksista viitteet yksi kerrallaan. Löydetyn laskun tiedot esitetään erillisessä ikkunassa. Tarkistuksen jälkeen käyttäjä voi hyväksyä laskun kuittauksen maksetuksi tai valita jonkun muun vaihtoehdon. Viitekohtainen tarkistus on päätetty jättää sen vuoksi, että aina silloin tällöin viitesuorituksissa on virheellisiä viitteitä tai maksuja.

Osamaksulaskut edellyttävät hieman mutkikkaampaa menettelyä. Myös ne voi merkitä joko manuaalisesti tai ohjelmallisesti. Reskontra muodostuu osamaksuilla hieman toisenlaiseksi verrattuna tavalliseen laskutukseen. Jokaisella osamaksurivillä on oma eräpäivänsä ja viitenumeronsa.

Osamaksu- ja vuokralaskujen päivitys viitelistasta eroaa samoin jonkun verran tavallisten laskujen päivityksestä. Osamaksujen viitteeksi ohjelma asettaa laskunumeron ja eräpäivän (+ tarkistusnumeron). Tässä tapauksessa ohjelma etsii laskutuksista ensin oikean laskunumeron ja sen jälkeen reskontrasta oikean viitteen. Johdonmukainen laskunumerointi on tästä syystä oleellisen tärkeää.

Osamaksulaskutuksessa tapahtuu usein muutoksia; maksut muuttuvat, viivästyvät, tulee uusia laskutettavia palveluja, joitakin voi myös poistua ja maksuista voidaan sopia uudella tavalla maksuvaikeuksien kohdalla. Yleensä maksuerät on tietenkin tarkoin sovittu jossakin sopimuksessa, mutta elävän elämän käytäntö monine tekijöineen ei aina kunnioita sopimuksia. Silloin lienee tärkeintä, että laskuttaja saa lopulta tarvitsemansa rahamäärän ja että maksaja kykenee vaihtuvien tilanteidensa mukaan selviytymään maksuista kohtuullisesti.

Jos laskun osiksi jaettavaa loppusummaa joudutaan jostakin syystä lisäämään tai vähentämään, maksuosien määrät eivät enää pidä paikkaansa. Osa maksuista on voitu jo maksaakin. Perusasetuksissa on valintakohta, jolla voidaan määrittää erien arviointi muuttuneissa maksutilanteissa uudelleen. Siirryttäessä reskontraan, ohjelma havaitsee ristiriidan ja pyytää muutoslupaa. Muutoksen tarkistus tehdään myös talletettaessa (Ctrl-S). Aiemmat maksut säilyvät, mutta maksamattomat erät muuttuvat. Uudet laskut muuttuneista eristä on tietenkin toimitettava uudelleen maksajalle, tosin jokainen erä voidaan toimittaa maksajalle E-laskuna (esim. suoramaksuna).

Suoritukset osamaksuihin pitäisi tietenkin kirjata järjestyksessä, mutta toisinaan jokin erä jää tulematta tai se ei tule lasketun maksuerän kokoisena. Väliin jääneessä tai muuttuneessa osamaksussa maksuerä on muutettava todellisen maksun suuruiseksi. Jos erä jää kokonaan pois, kummatkin on nollattava. Ohjelma tosin voi tehdä tämän muutamissa kohdissa itsekin. Tämä käytäntö sen vuoksi, että osamaksuerien koon laskemiselle olisi olemassa jokin selkeä ja helposti havainnoitava arviointiperuste.

Laskutuksen kirjasin ja kirjasinkoko valitaan painikkeella. Tulos tulee näkyviin muokkauskenttään, jossa määritystä voi edelleen tarvittaessa muuttaa (esim. Arial | 16 | 700| 0|). Ensin kirjasimen nimi, sitten pystyviivojen jälkeen pistekoko ja tyyli. Valintaikkunassa on myös värimääritys, mutta sitä ei huomioida, koska väreille on oma valintansa.

Kenttäsisällöille ja otsakkeille on myös oma värimäärityksensä. Nekin on helpointa valita värivalintaikkunasta. Tulos tulee muokkauskenttään, jossa värit on esitetty RGB-muodossa heksanumeroin (eg. A8D2F2). Kaksi ensimmäistä merkkiä määrittää punaisen värin (00-FF), kaksi seuraavaa vihreän ja kaksi viimeistä sinisen. Värien valintaikkunassa värit esitetään myös desimaalinumeroina. Grafiikkaohjelmissa käytetään usein molempia tai jompaa kumpaa tapaa ilmaista väri. Värivalintaikkunan saat myös pääikkunan laskuriviosan vasemmasta ylänurkasta (Nro).

Huomaa, että asetukset jatkuvat myös muilla välilehdillä. Viitenumero esim. määritetään asiakastietojen määritysvälilehdellä. Viitenumero on kenttään liittyvä automaattinen sisältö, joka lasketaan yleensä kentistä as_asnro ja as_laskunumero.

Laskurivien kentät eivät ole täydellisesti "kovakoodattuja" ohjelman sisälle, vaan niitä voi muuttaa riippuen laskutuksen luonteesta. Varomattomasti tehdyt muutokset voivat kuitenkin olla tuhoisia, sillä kenttäsisältöjä talletetaan juuri niin paljon, kuin sarakkeita on määritetty. Älä siis poista käytössä olevasta laskutuksesta kenttiä edes merkitsemällä niitä passiivisiksi. Kenttämuutokset on syytä tehdä laskutuksen alkuvaiheessa tai esim. laskutuskauden vaihteessa. Huolellisen harkinnan mukaan muutoksia voi tietenkin tehdä koska tahansa.

Prototyyppeihin on yritetty hakea kenttien sopivia oletusyhdistelmiä, mutta niitä voi tietenkin muuttaa poistamalla tai lisäämällä tarvittavia sarakkeita. Tee tämä mieluiten laskutuksen alkuvaiheessa. Sarake valitaan mahdollisten sarakkeiden listasta, jonka saa ruudulle valintalistaksi Siirtotunnus-sarakkeessa F4:llä tai hiiren oikealla näppäimellä. Ohjelma tuntee kentät sisäisesti siirtotunnuksella, jonka on oltava valintalistassa. Sarakkeen otsakkeen sen sijaan voi itse määrittää (vaikkapa erikieliseksi). Kenttä poistuu laskuruudulta ja tiedostosta, jos On/Ei -sarakkeesta poistaa rastin. Rivin muut määreet säilyvät. Jos jotkin kentät ovat väärässä järjestyksessä, ne saa ylemmäksi tai alemmaksi raahaamalla niitä hiirellä Nro-sarakkeen numeroista.

Laskusarakkeiden tyypit ovat: C tai ei mitään = yleinen kenttätyyppi, mm. merkkijonoille. N = Numerokenttä, PVM tai Date = Päiväyskenttä, X = Lukittu kenttä. Summakentät kannattaa yleensä lukita, jotta laskentatulos ei vahingossa muuttuisi vääräksi.

Numerokentille on myös merkittävä desimaalien lukumäärä. Jos yksikköhinta on kovin pieni, desimaalien lukumääräksi kannattaa asettaa 3-5. Seuraavana asetuksissa on Sijoitus, LRC. Kenttään voi merkitä vain kolme erilaista kirjainta: L tarkoittaa, että kenttä täytetään vasemmalta alkaen kuten yleensä nimikentät. R tarkoittaa täyttöä lähtien oikeasta reunasta kuten yleensä numerokentät. C tarkoittaa tekstin sijoittamista kentän keskelle.

Asetusikkunan alaosassa on taulukko satunnaisia erikoisasetuksia varten. Asetukset ovat sellaisia, joihin pitää joko itse kirjoittaa jotakin tai valita asetuskohta F4:llä. Jotta asetuksella olisi vaikutusta, sillä on oltava ohjelman tuntema siirtotunnus. Voi myös olla, että ohjelmaan tulee toisenkinlaisia asetuksia. Siirtotunnuksia kuitenkin saattaa tulla ohjelmaan tarpeen mukaan lisää.

Perusikkunan ylävalikossa on kohdassa Perusta/muuta kohdat: Muuta laskurivien määrää ja Muuta tietuekokoa. Nämä valinnat on tarkoitettu erikoistilanteisiin ja ovat varomattomasti käytettyinä tuhoisia. Laskurivien määrän ja tietuekoon muutokset on sen vuoksi turvallisinta suorittaa laskutuksen alussa. Jos muutoksia on tarpeen tehdä myöhemmin, kannattaa tehdä ainakin varmistuskopio ennen muutoksia. Laskurivien määrän muutokset ovat turvallisempia niin kauan, kuin uusi rivilukumäärää on suurempi kuin jo kirjoitetuissa laskuissa. Tietuekoko vaikuttaa samalla tavalla; jos kokoa muutetaan pienemmäksi kuin olemassa olevat laskut tarvitsevat, osa tiedoista tuhoutuu.

Laskurivejä perusikkunassa on oletuksena 100 kpl, mutta luvun voi ylävalikon valinnalla muuttaa pienemmäksi tai suuremmaksi. Laskurivien määrä vaikuttaa myös siihen, miten suuri laskutietueen tulisi olla. Useimmissa prototyypeissä laskutietueen kooksi on määritetty 8192 tavua. Eri laskutukset eroavat myös siinä, miten paljon tekstiä kullekin riville tulee. Jos rivejä on enintään vain 10-20 kpl, tietueen koon voi silloin muuttaa muutaman kilotavun kokoiseksi (esim. 2048 tavua). Tilantarve seuraa suoraan siitä, miten paljon laskutuksen asiakastiedoissa ja laskuriveillä yhteensä on tekstejä. Ruudulla näkyvien kenttäsisältöjen lisäksi tilaa tarvitsevat muutaman tavun mittaiset kenttäosoittimet. Itse kentillä ei ole tietueella mitään vakiomittaa, vaikka kenttien mittoja onkin voitu rajoittaa asetuksissa. Jos laskurivejä tulee yhdessä laskussa yleensä paljon, laskun rivilukumäärä kannattaa määrittää suureksi (esim. 100-200 riviä). Tämä edellyttää, että laskutietueen koko on silloin mieluiten jo joitakin kymmeniä kilotavuja. Mitä suurempi tietue on, sitä hitaammaksi tietenkin laskujen luku ja raporttien tulostukset muuttuvat.

Tuote- ja asiakasrekistereitä voi olla useita. Niiden listat ovat asetusruutunsa yläosan taulukoissa. Kaksoisklikkaus rivillä käynnistää kirjoitustilan. Kirjoita siihen vain pelkkä tiedostonimi, jos tiedosto sijaitsee ohjelman rekistereiden oletuskansiossa (...\laskutus\rekisterit). Oletusrekisteri on taulukossa aina ylimpänä. Jonkun alempana olevan voi muuttaa oletusrekisteriksi raahaamalla hiirellä järjestysnumeroa ylemmäksi. Kirjoita tai valitse F4:llä voimassa olevat rekisterit järjestyksessä ylhäältä alkaen, sillä ensimmäinen tyhjä rivi katkaisee valittavien rekisterien listan.

Jos haluat perustaa uuden rekisterin, kirjoita sen nimi ylimmälle riville. Tiedoston nimiosa voi olla mitä tahansa, mutta anna päätteeksi tuoterekisteriä perustettaessa .TFB ja asiakasrekisteriä perustettaessa .AFB. Anna mieluiten kuvaavia nimiä, esim. Työkalutuotteet.tfb tai Perusasiakkaat.afb. Pääte ohjaa ohjelmaa perustamaan ja käsittelemään sellaista rekisterityyppiä, joka soveltuu ohjelman käyttöön.

Kummallakin rekisterityypillä on melko vapaamuotoinen perusrakenteensa, joka on muokattavissa ylävalikosta. Kenttänimike on muodoltaan vapaa teksti. Sen on kuitenkin säilyttävä samanlaisena kortistoa käytettäessä, sillä muutoin kenttäsisällöt katoavat. Ohjelma tunnistaa ja tallettaa kenttien sisällöt ainoastaan kenttänimikkeiden perusteella. Kenttäsisältöjen oikealla puolella on vielä yksi piilossa oleva kenttä, jota voi käyttää huomautuksiin tms.

Tulostusmalleja voi mallialueella olla peräkkäin useita. Jokaisen alku määritetään hakasulkeissa olevalla otsakkeella (esim. [Yleismalli]. Kun laskua tulostetaan, ohjelma etsii käyttäjän ennalta oletusmalliksi valitsemansa tulostusmallin ja tulostaa laskun, tilauksen jne. mallin mukaisesti. Tulostusmallin voi valita laskun tulostusikkunasta, joka avautuu ylhäällä olevalla painimella tai pikavalinnalla F5. Tulostusikkunassa on useita erilaisia asetuksia, jotka kannattaa valita sopiviksi. Seuraa myös hiiren liikkeen mukana ilmaantuvia ohjeita.

Laskutusohjelmassa on samanaikaisesti aina neljä erilaista kantaa, jotka valitaan laskurivistön alla olevista välilehdistä. Laskutuksen lisäksi ovat tilaukset, tarjoukset ja luonnokset. Kukin näistä on lähes kokonaan itsenäinen eikä välilehtien merkityksenkään tarvitse olla laskutus, tilaus, tarjous ja luonnos. Ne voivat olla vaikkapa neljä eri laskutusta. Kullakin kannalla on omat asetuksensa ja omat tulostusmallinsa. Näin sen vuoksi, että toiminnat voitaisiin rakentaa pitkälle kantojen ominaisluonteiden mukaisiksi.

Jokaisella välilehdellä on siis omat tulostusmallinsa. Tulostusmallit voivat olla joko laskutustiedoston osana asetusvälilehdellä tai sitten ulkoisissa tiedostoissa. Prototyypeissä ainakin varsinainen tulostusmalli on sellaisenaan. Jotkut tulostusmallin osat ja ainakin hieman harvinaisemmat tulostusmallit ovat sen sijaan tiedostoissa. Kun mallia tulkitaan ja vastaan tulee koodi (Insert tiedostonimi), niin ohjelma lukee tiedoston joko muun mallin osaksi tai kokonaan tulostusmalliksi. Esimerkiksi pankkisiirto on prototyypeissäkin vain viitteenä ulkoiseen tiedostoon: (Insert SEPAPKS.LOM).

Kokonaan ulkoisissa tiedostoissa voivat olla yleiset lisätulostusmallit. Silloin tulostusmallit supistuvat kahteen riviin kuten sähköpostimallit ja rahtikirja:

[EMAIL - TXT]
(Insert Email_TXT.Txt)

[EMAIL - HTML]
(Insert Email_HTML.Txt)

[RAHTIKIRJA]
(Insert Rahtikirja.Lom)

Malleja voi rakennella myös itse esim. kopioimalla pohjaksi jonkun lähellä olevan mallin ja antamalla sille uuden nimen. Mallin rakentaminen ja muuttaminen on suhteellisen helppoa, koska koodit voi valita esim. hiiren oikealla avautuvista valikoista. Erikoiskoodeista on tarkempaa tietoa alempana. Huom: Jos muutat ohjelman mukana tulleita ulkoisia vakiomalleja, anna niille ehdottomasti uusi nimi, jotta ohjelmapäivitys ei korvaisi niitä omillaan. Ulkoiset mallit luetaan tulostusmalleihin koodilla (Insert tiedostonimi). Tiedostoa voi muokata hiiren oikealla näppäimella. Kun olet muokannut ulkoista tiedostoa, tallenna se eri nimellä, jotta päivitys ei pyyhi muutoksiasi yli.

Itse tulostusmallissa voi olla:

1. Koodeja, jotka siirtävät kirjoituspäätä vaakasuoraan ja pystysuoraan eli vaihtavat kirjoituspään X- ja Y-koordinaatteja.

2. Tulostustapaan eli fontteihin, tekstikokoon, tekstin väriin yms. vaikuttavia koodeja

3. Koodeja, jotka tulostavat tekstiä tai numeroita laskutuksesta, eg <as_päänimi>, <lr_suorite>

4. Sellaisenaan tulostuvaa tekstiä, joka on ympäröity sitaateilla: "Tämä on tulostuvaa tekstiä".

Tulostusmallin sisältö on pyritty tekemään mahdollisimman yksinkertaiseksi ja joustavaksi. Oleellista on, että tekstit ja kenttäsisällöt voidaan tulostaa hyvin tarkasti oikeille kohdilleen. Sijoittelu olisi mahdollista määrittää graafisestikin, mutta tulos jäisi epätarkaksi. Sen vuoksi tulostuskohta määritetään esim. (x y) -koodilla, jolla voi sijoittaa tekstin millimetrin osan tarkkuudella.

Windows-ohjelmien tapaan lasku (yksi tulostettava sivu) muodostetaan ensin kokonaan valmiiksi Windowsin piirtopinnalle, ja vasta lopuksi se siirretään tulostusjonoon ja siitä kirjoittimelle. Tekstiä voi tulostaa piirtopinnalle missä järjestyksessä ja mihin kohtaan tahansa.

Tulostusmallien tarkemmat rakentamisohjeet ovat tulostusmallien muokkausasetuksissa.

Muut asetukset

Monessa muussa ruudulle ilmaantuvassa ikkunassa saattaa myös olla asetuksia. Muuan asetusikkuna avautuu laskurivi-ikkunan vasemmasta yläkulmasta, kohdasta Nro.  Säätöikkunan avaus tosin löytyy myös ylävalikosta (Etsi/näytä / Muuta ...)  Säätöikkunan avulla säädetään ohjelman kirjasimia, kirjasinkokoja, värejä, rivien korkeuksia, asiakastieto-osan kenttäleveyksiä sekä alaosan alkukohtaa.

Yllä oleva asetusikkuna kannattaa käydä huolellisesti lävitse, koska laskutuksen pääikkunan ja samalla muidenkin ikkunoiden perusilme vaikuttaa suuresti työviihtyvyyteen. Jos koneella on useita laskutuksia, niiden väritys kannattaa vaihtaa sellaiseksi, että jo väri kertoo, mistä laskutuksesta on kyse. Värejä voi kokeilla väriryhmävalinnalla. Jos jokin on lähellä oikeaa, muuta sitä paremmaksi. Jos värikokeilu menee kokonaan pieleen, palauta välilehden oletusvärit. Ikkunan oikealla puolella olevista numerosarjoista ei tarvitse välittää; ne ilmoittavat värien desimaali- ja heksa-arvot sekä tekniset kirjainkoot yms.

Kenttien korkeus prototyypeissä on kompromissi. Jos ruutu on suuri ja näkökyky yhä hyvä, kenttäsisältöjen ja otsakkeiden kirjasinkokoja voi muuttaa pienemmiksi. Silloin myös kenttien korkeuksia voi muuttaa matalammiksi. Kun laskurivejä näkyy ruudulla enemmän, rivejä ei jää alaspäin vieritettäessä piiloon. Ohjelma tosin värittää otsakkeet punaisella, jos yläosan rivit karkaavat näkymättömiin.

Jos asetuksissa lisätään  tai vähennetään asiakastieto-osan kenttiä, alaosan ja yläosan väli tulee helposti väärään kohtaan; väli joko katoaa tai tulee liian suureksi. Välin säätöä ei ainakaan toistaiseksi ole pystytty kunnolla automatisoimaan. Korota tai madalla tässä tapauksessa laskuriviosaa kokeilemalla. Jos ala- ja yläosa menevät päällekkäin, yläosan oikeaan reunaan tulee vierityspalkki. Sekään tuskin haittaa, jos haluaa paljon laskurivejä näkyviin. Jos taas alaosan ja yläosan väliin jää tyhjä valkoinen alue, silloin laskuriviosaa kannattaa korottaa.

Asiakastieto-osa on joillakin kuvaruuduilla hieman ahdas. Jos kenttäotsakkeita voi pienentää, täytettävien kenttien leveyksiä voi kokeilemalla suurentaa ikkunassa, joka avautuu valinnalla 'Asiakastieto-osan sarakeleveydet'.