Verkkolaskutus

Verkkolaskutus tuo muutamia etuja laskuttajalle: laskut ja maksut siirtynevät nopeammin ja huokeammin laskuttajan ja laskutettavan välillä. Jos tapahtumia on paljon, myös työaikaa säästyy. Paperia ei kuitenkaan säästy, jos kummatkin vielä tulostavat laskun. Tarkoitus onkin, että tiedot kulkeutuvat kirjanpitoon suoraan tai listausten perusteella. Yrityksistä huolimatta verkkolaskutus ei kuitenkaan ole yleistynyt kovin nopeasti. Monet instituutiot tekevät kuitenkin töitä asian eteen, joten siirtyminen verkkolaskutukseen (e-laskutus) saattaa tapahtua nopeastikin, etenkin jos jotkut suuret laskujen vastaanottajat sitä alkavat edellyttää.

TH2006:n asennus tuo valittaviksi kolme laskumallia: FV_PAP.ECS, FV_PAPC.ECS sekä varsinainen Finvoice-tulostusmalli FV_LASKU.ECS. Tutkimalla näiden tiedostojen sisältöä, verkkolaskun periaate ehkä selvenee pidemmälle. Koska verkkolaskujen käyttö ei ainakaan alkuvaiheessa ole kovin yleistä, lienee syytä perustaa varsinaiseksi laskutukseksi tavallinen paperilaskutus joko prototyypin FV_PAP tai FV_PAPC perusteella. Edellinen tulostaa SEPA-pankkisiirron, jälkimmäinen ei tulosta PKS -osaa. Silloin kun tarvitaan verkkolasku, tulostetaan muulla mallilla eli F9:llä ja valitaan FV_LASKU.ECS (tulostusmallien nimet voi tietenkin muuttaa toisenlaiseksikin). F9:llä avautuvassa muiden mallien listassa on automaattisesti verkkolaskumallin nimi. On tietenkin mahdollista perustaa vaihtoehtoisesti aivan oma laskukanta pelkästään verkkolaskuja varten (FV_LASKU -pohjan perustalta).

Verkkolasku edellyttää omilta tiedoilta ja asiakastiedoilta aikaisempaan nähden hieman enemmän tietoja. Tärkeimmät tiedot ovat sekä laskun lähettäjän että laskun saajan pankki- ja välitystunnisteet. Laskuttajan omiin tietoihin merkitään oma pankkitunnus eli FI-tavulla alkava IBAN-koodi, jonka mitta on Suomessa 18 merkkiä. Lisäksi sinne merkitään oman pankin välitystunnus eli BIC eli SWIFT-tunnus, joka Osuuspankeilla on OKOYFIHH, Nordealla NDEAFIHH, Sampolla PSPBFIHH jne. Myös muut omien tietojen kentät on syytä täyttää.

Asiakasrekisteriin on kirjattava laskujen saajien IBAN ja BIC-tunnukset sekä Y-tunnukset. Uusissa asiakasrekistereissä kentät ovat olemassa, mutta jos asiakasrekisteri on vanha, kentät voivat puuttua. Toimi silloin näin: Avaa asiakasrekisteri selailutilaan (ei siis muokkaustilaan, editointii), paina pikavalinta Alt-F3, jolloin kenttälista ominaisuuksineen avautuu tekstieditoriin. Siirry nuolinäppäimillä sopivaan kohtaan. Enterillä rivin alussa tai rivin lopussa saat tyhjiä rivejä. Lisää tyhjille riveille tarvittavat kenttänimet ominaisuuksineen, esim. tässä lihavoidut kentät:

...
AS_RYHMÄ   24 C 0
Y_TUNNUS  36 C 0
IBAN      36 C 0
BIC       36 C 0
KP_RYHMA   12 C 0
...

Talleta F2:lla, paina ESC ja valitse SIIRRÄ TIETUEET UUTEEN. Jos huomaat muokatessa, että jokin meni vikaan, valitse Paluu vanhaan. IBAN, BIC ja Y-tunnus ovat pakollisia kenttiä, jotka useimmiten selviävät laskutettavan tiliotteelta tai viimeistään pankista. Omat tunnukset selviävät myös oman pankin kanssa tehdystä verkkolaskujen välityssopimuksesta. Vastaanottajan tunnukset selviävät myös joko laskutettavalta itseltään tai sivulta: http://verkkolasku.tieke.fi/ListCompanies.aspx. Lisäohjeita myös Suomen Pankkiyhdistyksen sivuilta: http://www.fba.fi/verkkolasku/

Verkkolaskun XML-muotoista siirtotiedostoa ei tulosteta mihinkään kirjoitinporttiin, vaan se tallettuu tietyllä nimellä tiettyyn kansioon, josta pankkiohjelma lukee ja poistaa tiedoston. Tulostuskohde eli siirtotiedoston polku ja nimi kirjoitetaan ECS-tiedoston riville &Output. Tosin jos nimen muuttaa laskua tulostettaessa (F9), muutettu nimi jää muistiin. Kirjoitinohjaintakaan ei tarvita, vaan sen kohdalle merkitään &Printer EI_OHJ.PDR.

OP:n Kultalinkille siirtotiedoston kansio ja tulostuskohde voi olla esim. C:\WKLINKKI\DATA\LASKUT.XML.
Poplinkki (Samlink) tarvitsee tiedostonimeksi lisäksi päiväyksen ja järjestysnumeron, esim. C:\POPLINK\Yritys1\FVV4#d#i. Tässä #d = pvm ja #i = automaattisesti juokseva numero.

Verkkolaskuja tulostetaan varsinaisesta Finvoice-laskutuksesta (pohjana FV_LASKU) joko suoraan Alt-P:llä tai toistaiseksi yleisemmin muulla mallilla F9 (jos pohjana on ollut FV_PAP tai FV_PAPC). Jos ohjelma havaitsee, että XML-laskuja on jo olemassa kansiossaan, se antaa mahdollisuuden vanhojen laskujen poistamiseen (seuraa ruudun ohjeita). Älä jätä poistamatta vanhoja laskuja etenkään silloin, jos ne eivät ole juuri tehtyjä ja kuulu lähetettävään erään. Laskuja voi siis lisätä lähetettävään jonoon useita. Jokaisen tulostuksen yhteydessä ohjelma myös kysyy, haluaako käyttäjä selata laskuja yksitellen selaimessa. Jos selataan, selauskysymys tehdään vielä jokaisen laskun yhteydessä erikseen. Lasku näytetään oletuksena olevan selaimen ikkunassa (TH2006:n oma selain, Internet Explorer, Mozilla jne.). Laskujen selailu edellyttää, että pankkiohjelmiston siirtotiedostojen kansiossa on 2 tiedostoa:  Finvoice.dtd ja Finvoice.xsl. Nämä tiedostot ovat saattaneet tulla jo pankkiohjelmistoa asennettaessa ja tarvitaan laskujen oikeellisuuden tarkistukseen ja muotoiluun näytöllä. Tiedostot tulevat myös TH2006:n mukana ja ovat ainakin kansiossa \1\1SYSTEM  ja \1for_you\DATA. Tiedostoihin tehdään oletettavasti aika ajoin pieniä muutoksia.

Pankkiohjelmistot eroavat siinä, miten siirtotiedosto lähetetään. Kultalinkissä esim. on valittava 'Lähetä muiden ohjelmien tekemiä aineistoja'. Nordealla lähetys taas tapahtuu Internet-selaimessa tiedostojen lähetyksenä. Valitse Verkkopankki, Eräsiirto ja Lähetä aineisto. Sen jälkeen voit selata omalta koneeltasi aineiston lähetettäväksi. Valitse myös aineistotyyppi (eLasku). Pankki tarkistaa aineiston odottaessa.

 

Tulostusmallin Finvoice -erikoiskoodit

TH2006:n verkkolaskutus perustuu tulostusmalliin kuten kaikki muutkin laskutukset ohjelmistossa. Tulostusmallina käytetään verkkolaskun XML-muotoista runkoa lisättynä tulostusta ohjaavilla koodeilla sekä muutamilla erikoiskoodeilla. Omien tietojen kentät tulostetaan $Info nro -koodilla, asiakastietojen kentät $Vast n -koodilla. Koska Finvoice edellyttää tietyiltä kenttäsisällöiltä erikoista muotoa, joitakin koodeja on tarvinnut lisätä. Normaalisti käyttäjän ei tarvitse tietää näitä koodeja. Uudet tai muuttuneet koodit ovat tässä:

Ennen &Start -koodia on oltava rivi &Finvoice 1, joka aiheuttaa muutamia muita toimenpiteitä tulostusmallin tulkinnan yhteydessä. Näitä ovat: merkistön muuttaminen ISO-8859-15 -merkistöön, tabulaattorimerkin korvaaminen välilyönnillä, ja <...> -tagien erikoiskäsittely.

Kaikki mallissa annettavat merkkijonot on asetettava sitaatteihin, sillä ne eivät tule muutoin näkyviin ( <code>"Jotakin"</code> ). Muuttujien välityksellä tulleet arvot tulevat näkyviin. Puolipistettä voi käyttää erottamaan lohkoja.

Jos Finvoice-lasku tulostetaan F9:llä paperitulostusmallista, asiakasrekisterin on oltava sama myös Finvoice-tulostusmallissa. Oletuksena on kuitenkin koodi &Asiakas  +Päämallista, jolloin asiakasrekisteriksi otetaan päämallin asiakasrekisteri.

Ellet tarkalleen tiedä, mitä teet, älä muuta &Start -merkin jälkeistä osuutta.

Verkkolaskun vastaanottaminen ostoreskontraan

Jos verkkolaskuja lähetetään, niitä on myös voitava vastaanottaa. Pankkiohjelmistot yleensä pystyvät hoitamaan tämän yksinkertaisimmillaan siten, että ne tulkitsevat laskun HTML-muotoon, mistä laskun voi sitten tulostaa. Tällöin kuitenkin jää laskun kirjaamisvaiva ostoreskontraan. Pankkiohjelmistot voivat myös tallettaa XML-muotoisen saapuneen laskun johonkin kansioon ja jollakin nimellä (selvitä asia pankkiohjelmiston käsikirjasta tai toimittajalta). Aineistoja voi myös noutaa selaimella (Nordea). Jos kohdehakemisto on määritettävissä, määritä kansioksi \1for_you\ostoresk\finvoice. Tiedostonimi ilmeisesti vaihtelee suurestikin eri ohjelmien ja versioiden välillä, minkä vuoksi TH2006:n ostoreskontran valintamaski on aluksi vain *.*.

Valitse ostoreskontran ylävalikosta 'Uusi lasku tai Finvoice' / 'Lue Finvoice -verkkolasku (XML)'. Seuraavaksi avautuu valikko:

Mikäli kansio on jokin muu tai haluat tiukemman maskin, määritä se tarkemmin alemmalla valinnalla. Seuraavaksi avautuu Ykkösen resurssienhallintataulu, josta oikea laskutiedosto valitaan F8:lla. Jos lasku on luettavissa, ohjelma kysyy, haluatko tarkastella laskua selaimella, selaimen (esim. IE) TH2006 pyrkii löytämään itse. Selaimessa näkyvä lasku on yleisessä standardimuodossa. Jos kansio on muu kuin oletuskansio, kopioi sinne tiedostot Finvoice.dtd ja Finvoice.xsl. Selaimesta laskun voi myös tulostaa tarkistuksia, hyväksyntää ja arkistointia varten. Soveltuva laskutieto tulee reskontraan. Jos laskun lähettäjä puuttuu toimittajarekisteristä, se voidaan ja kannattaakin lisätä sinne. Lopuksi ohjelma kysyy, että poistetaanko lasku. Jos poistat laskun, se oikeastaan poistuu vain Finvoice-laskujen kansiosta, mutta se kopioidaan talteen alikansioon VARASTO ja tiedoston nimeksi annetaan jokin jota kansiossa ei vielä ole. Jos VARASTO-kansiossa on jo XLASKU.XML, uusi nimi on XLASKUA.XML, XLASKUB.XML jne. Helpoin tapa lukea vanha lasku varastosta lienee se, että lukee tiedoston sieltä uudelleen laskuksi ja mahdollisesti tulostaakin sen ja lopuksi poistaa F9:llä ostoreskontrasta. Sellaisenaan lasku ei ole kunnolla luettavissa millään siinä olevan SOAP-kehyksen vuoksi.

HUOM! Ohjetta tullaan muuttamaan testitulosten ja asiakaspalautteen perusteella.