Laskutusohjelma
Ykkösen laskutusohjelma on peruslaskutusohjelma, joka soveltuu niin
pienille kuin suurillekin yrityksille. Ohjelma on nopeasti asennettavissa
toimintakuntoon valmiiden laskupohjien ansiosta (n 30 kpl). Asiakkaat voi
poimia asiakasrekisteristä, tuotteet tuoterekisteristä. Kumpiakin
rekistereitä voi olla 16 kpl. Rekistereitä voi päivittää laskua tai
tilausta tehdessä. Valittava tuote voi koostua myös useista osista,
komponenteista. Ykkönen vähentää jokaisen osan varastomäärää.
Laskutusohjelman rinnalla on tilaustenkäsittelyohjelma, josta tilauksia voi
eri tavoin siirtää laskutukseen. Tutustu
mallitulosteisiin.
Laskun voi tulostaa joko tavalliselle valkoiselle
paperille, esipainetulle lomakkeelle tai ketjulomakkeelle.
Yhä useammin lasku kuitenkin lähetetään jo pankkiohjelmiston välityksellä
Finvoice-laskuna. Mikäli asiakkaina on voittopuolisesti yrityksiä, kannattaa
perustaa oma laskutus heti sellaiselle pohjalle, josta on helppo tulostaa sekä
verkkolasku että paperilasku (FV_PAP.ECS). Valkoiselle paperille painettaessa Ykkönen tulostaa pohjaksi
tarvittaessa myös
pankkisiirtolomakkeen (joko mk tai euro). Liikkeen logo voi olla painettu
kirjapainossa tai Ykkönen voi sen tulostaa laskun yhteydessä, edellyttäen,
että logo on olemassa kaksivärisenä bittikarttana. Laskulomakkeen
alareunaan tulostetaan tarvittaessa myös
pankkiviivakoodi, joka nopeuttaa laskun käsittelyä
vastaanottopäässä.
Lasku voidaan lähettää myös suoraveloituksena tai sähköpostilla. Lasku voi myös jatkua usealle lomakkeelle tai tulostua useaan
kertaan. Tulostuksen valuutta on vapaasti valittavissa.
Laskutuksesta voi tulostaa myös tarjouksen, lähetteen tai
käteiskuitin.
Laskun tekeminen on nopeaa. Tässä mielivaltainen
esimerkki: Avaa laskutus, kirjoita päänimen kohdalle vähän
laskutettavan nimen alkua, paina F4. Laskutettava löytyy
rekisteristä, sieltä tulevat kaikki tarvittavat tiedot. Siirry
F5:llä suoriteosaan. Kirjoita hieman koodin tai suoritteen alkua ja
paina F4. Suorite löytyy rekisteristä ja sieltä saadaan hinta-,
alennus- ja ALV-tiedot. Ohjelma kysyy määrää ja annetulla määrällä
varasto pienenee. Toinen tuote ei löydy rekisteristä, ohjelma pyytää
lisäyslupaa, se annetaan ja tarkistetaan uuden tuotteen muut
ominaisuudet. Jos taas tuotekoodi on tiedossa, ohjelman voi asettaa
niin, että pelkkä koodin kirjoittaminen riittää, loppurivi tulee
automaattisesti. Lasku tulostetaan painamalla Alt-P. Lasku lukittuu
(avattavissa Alt-C:llä) merkiksi siitä, että se on tulostettu.
Laskutusohjelma laskee kaikki tarvittavat määrät, hinnat,
alennukset, viitteen ja erilaiset ALV:t (prosentit
voivat vaihdella riveittäin, tuotteittain tai yleisesti). Myös
varasto päivittyy. Eräpäivä lasketaan ohjeen mukaan. Laskujen tiedot
siirtyvät automaattisesti myyntireskontraan.
Ohjelma tulostaa myös erilaisia listauksia ja raportteja
suoritteiden, asiakasnumeroiden tai muiden valintaehtojen
perusteella.
Laskutusohjelman rinnalla on tilausohjelma, joka on
toiminnoiltaan ja muodoltaan täysin samanlainen laskutuksen kanssa.
Lasku (tai tilaus, lähete) tulostetaan tekstitiedostossa olevalla
tulostusmallilla, jossa ovat kaikki tekstit ja koodit, joilla tulostusta
ohjataan. Tiedoston muokkaukseen pääsee nopeasti suoraan laskutuksesta.
Erilaisten tarpeiden vuoksi valintamahdollisuuksia on kehitetty hyvinkin
moniin erilaisiin tilanteisiin. Tulostusmuoto on muutettavissa täysin
halutunlaiseksi. Laskun tekemistä, laskemista ja tulostamista ohjataan
myös koodeilla.
Hintojen ALV on säädettävissä tuotekohtaisesti tai yleisesti (ALV-
prosentti sekä se, sisältääkö hinta ALV:n vai ei). Laskutusohjelma onkin
käyttökelpoinen tavanomaisen laskutuksen lisäksi pieneen
pankkisiirtolaskutukseen, käteislaskutukseen, vuokrankantoon
(+vuokrankantokirja), vesi- ja sähkölaskutukseen, sähkö- ja LVI-
liikkeiden laskutukseen jne.
Laskutusohjelmassa on lukuisia toimintoja, joita on rakennettu
vuosien varrella erityistarkoituksiin. Nämä on esitetty opastuksissa
lyhyemmin.
Laskutusten, laskujen, asiakkaiden tai tuotteiden lukumäärää ei ole
rajoitettu. Vain kiintolevyn koko asettaa rajansa. Ohjelmassa on
mahdollisuus käynnistää laskutuskohtainen varmistuskopiointi levykkeelle
tai palautus levykkeeltä (myös pakaten). CD-RW -asemien yleistymisen
myötä suuretkin laskutukset on helppo varmistuskopioida. Laskuja voi
myös siirtää toiseen laskutukseen tai kopioida yksitellen levykkeelle,
esim. muualla tulostettavaksi.
Katso myös
'Mitä UUTTA laskutuksessa'.
|