Pääsivulle Yleistä Laskutus Palkanlaskenta Kirjanpito Reskontrat Tulostus Muut

SEPA- muutoksia TH2006:ssa

TH2006:een on tehty SEPA -järjestelmän vuoksi useita muutoksia. Ohjelman päivitys on sen vuoksi monille jopa pakollinen. Seuraava ohje kannattaa lukea huolellisesti.

Ohjelma TH2006 toimii edelleen lukuisissa XP -järjestelmissä sekä 32-bittisissä Vista- ja Windows 7-järjestelmissä, mutta 64-bittisissä vain hieman hankalassa virtuaalitilassa. Kirjanpitoa lukuun ottamatta kaikkiin ohjelmanosiin on tullut muutoksia. Kokonaan uusi ohjelma, joka toimii myös 64-bittisissä järjestelmissä, valmistunee muutaman kuukauden sisällä. Alla olevat muutokset tulevat luonnollisesti oletuksena uuteen ohjelmaan.

Ostoreskontra

Ostoreskontran rakenteeseen on tullut joitakin muutoksia. Anna ohjelman muuttaa rakenne. Tilinumerokentän lisänä on nyt myös BIC-kenttä sekä valuuttayksikön kenttä. Yläosassa on myös laskun lähettäjän tietoja varten mahdollisen Y-tunnuksen paikka. Suurin muutos on sisäinen ja liittyy laskujen maksamiseen. Lmp -siirtotiedostot on korvattu C2B-tiedostoilla, joita kuitenkin käytetään pankkiohjelmistojen kanssa lähes samoin kuin aikaisempia Lmp-tiedostoja. C2B-järjestelmä tarvitsee kuitenkin enemmän ja tarkempia tietoja kuin aikaisempi järjestelmä. Omien tietojen maksatustunnus, joka on saatu pankista, on pakollinen. Tarkista se viimeistään nyt. Tunnus on voitu tehdä Y-tunnuksesta ilman väliviivaa, tai henkilötunnuksesta ilman välimerkkiä ja ilman lopun tarkistusmerkkiä. Jos ohjelman tarkistustoiminto ei hyväksy tunnusta, aseta tunnuksen eteen !-merkki.

Tilinumeron tilalla on IBAN ja sen jatkoksi on liitettävä välilyönnillä erotettuna pankin tunnus eli BIC. Ohjelma tosin voi tehdä muunnoksen niin tässä kuin muissakin kohdassa itse. Ulkomaan maksuissa ei aina ole mahdollista käyttää IBAN-tunnusta. Silloin kenttään kirjoitetaan BBAN-tilinumero ja sen eteen huutomerkki (!). BIC-tunnustakaan ei kaikille ulkomaisille pankeille ole tiedossa, joten silloin BIC-kenttään pelkkä !-merkki.

Varsinainen laskujen maksu (Alt-V) on hieman muuttunut. Tarkista ensin siirtotiedoston haluttu kansio, koska pankkiyhteysohjelmien uusiutuessa myös kansiot ovat voineet vaihtua. Siirtotiedoston kansion voi pankkiohjelmissa yleensä valita ja muuttaa sopivaksi. Oletettavasti alkuvaiheessa ilmaantuu pientä "säädön tarvetta", joten laskuja on valittava maksettavaksi useammin kuin kerran. Kun lasku on maksettu, se häipyy valintaikkunasta. Lasku on siis palautettava maksettavaksi. Siirry laskun kohdalla ja palauta se uudelleen valittavaksi pikavalinnalla Alt-J ja valitse alin kohta. Jo maksettujen laskujen lista näkyy ylävalikon (F1) oikean reunan valinnalla "Selaa maksettujen lokia" alimpana päiväyksineen.

Ohjelma pyytää ensin valitsemaan pain-tiedoston tyypin, joita tällä hetkellä on vain kaksi: pain.001.001.02 ja uudempi pain.001.001.03. Oletettavasti 02 jää jossakin vaiheessa pois. Kumpienkin pitäisi olla useimmissa pankeissa jo kelvollisia, mutta asia kannattaa varmistaa. Seuraavaksi valitaan maksettavat laskut, tarkennetaan eräpäivä ja mahdollisesti kirjataan maksu kirjanpitoon. Laskujen maksaminen keskeytetään ESC:llä. Ohjelma näyttää maksettujen listan ja kokonaissumman. Listan voi tulostaa. Edelleen poistuttaessa ESC:llä ohjelma näyttää tarkistuksen vuoksi XML-siirtotiedoston, jonka selaaminen on hieman hankalaa ja usein ehkä tarpeetontakin. Aluksi tiedostoa kannattaa tutkia, mutta sitä ei kannata yrittää muuttaa, sillä pieninkin virhe johtaa koko aineiston hylkäämiseen. Hieman paremman kuvan saa selaimessa, joka käynnistyy tiedoston selauksesta I-kirjaimella.

Mahdollisten virheiden jäljittäminen ei ole aina helppoa. Sen vuoksi ehkä kannattaa aluksi varmistaa C2Bxxx.XML -tiedoston tekninen kelpaavuus (validity) jollakin tarkistusohjelmalla. Sellaisen voi ladata ja asentaa ilmaiseksi (ainakin toistaiseksi!) Altovan sivulta: http://www.altova.com/download/altovaxml/xml-processor-community.html.
Jos ohjelman asentaa oletuksensa mukaisesti kansioon C:\Program Files\Altova\AltovaXML2011\, ruudulle ilmaantuu muutaman sekunnin kuluttua C2B-tiedoston luonnin jälkeen automaattisesti ikkuna, joka ilmoittaa C2B-tiedoston analyysin tuloksen. Tiedosto on teknisesti kunnossa, jos tulos on "The XML data is valid". Viimeinen sana on invalid ja seuraavalla rivillä on esitetty virheellinen kenttä, jos XML ei ole oikeanlaista. Jos ilmoitusta ei näytä tulevan, se voi olla piilossa TH2006:n alla, jolloin TH2006 ei vastaanota näppäilyjä. Tekninen oikeellisuus ei kuitenkaan takaa vielä, että kentät ovat sisällöltään oikeanlaisia ja että pankki ne hyväksyy! Jos AltovaXML on asennettu muulla tavalla, polun ja parametrit voi muuttaa #Validator -rivillä tiedostossa C2BMODEL.MXM (esim. valittaessa pain-tyyppiä). Tarkistusohjelma tarvitsee tiedostot pain02.xsd ja pain03.xsd, mutta niiden pitäisi olla TH2006:n asennuksen jälkeen automaattisesti kansiossa C:\1\1system. Käytäntö ja tiedostonimet voivat jatkossa muuttua. XML-siitotiedostossa ÅÄÖ-merkit eivät ole tavanomaisessa Windows-merkistössä vaan UTF-8 -merkistössä. Myös merkit &, <, > ja sitaatit korvataan &-merkkisarjoilla. Selaimet hallitsevat yleensä niin UTF-8 -merkistön kuin &-merkkisarjatkin.

Joko silmämääräisen tai koneellisen tarkistuksen jälkeen tiedosto on lähetettävissä pankkiin. Tiedoston läpimeno pankissa ei ole vielä aivan varmaa, sillä eri pankeilla voi olla edelleen hieman erilaisia vaatimuksia tiedoston kenttien (TAGien) suhteen. Oletettavasti käytön lisääntyessä tulee myös muutoksia vatimuksiin. Epäyhteensopivuuksien ilmaantuessa pitää tehdä johonkin muutoksia.

Ostoreskontraan on tehty muutoksia myös viivakoodien ja Finvoice -laskujen lukemiseen. Viivakoodit voivat olla tyypiltään 2, 4 tai 5.

C2B-tiedoston luonnin toimintaperiaate: Ostoreskontra ja palkanlaskentaohjelma luovat yksinkertaisen avain-arvo -välitiedoston Windows-ohjelmalle XMLPrint, joka lukee välitiedoston ja sijoittaa ne oikeille kohdille lopulliseen XML-tiedostoon. XMLPrint on vain tulkki, joka tarvitsee lisäksi lopullisen XML-tiedoston rakennelogiikan. Sen ohjelma saa tulkittavasta mallista, joka on tiedostossa \1\1system\C2BMODEL.MXM. Jos palomuuri tai virustentorjuntaohjelma huomauttaa em. tiedostoista, anna lupa niiden käynnistämiseen. Jos käyttöympäristösi (esim. Linux tai muu virtuaaliympäristö) ei salli Windows-ohjelmien käynnistämistä, joudut odottamaan uuden ohjelman valmistumista.

Palkanlaskenta

Palkanlaskennassa suurin muuton on maksajarekisterissä, jossa kenttärakenne on hieman muuttunut. Kenttinä ovat nyt pankin BIC, IBAN-tunnus sekä maksajatunnus tai maksatustunnus. Tähän kenttään tulee se numerosarja, joka pankin kanssa on sovittu maksatustunnukseksi. Tunnus voi olla esim. Y-tunnus, josta on väliviiva pois ja eteen on voitu lisätä nollia. Tunnus on voitu muodostaa myös henkilötunnuksesta ilman välimerkkiä ja ilman tarkistusmerkkiä eli viimeistä kirjainta tai numeroa. Maksatustunnuksen kentässä voi olla myös C2B-tiedostojen kansionimi (ja tiedostonimi), mutta se ei ole tarpeen, jos ohjelman oletuskansio \1for_you\data on kelvollinen pankkiohjelmistolle (yleensä on). Myös palkansaajien tilinumerot on muutettava IBAN-tunnuksiksi joko itse tai siirtymällä kenttään, jolloin ohjelma muuttaa numeron. BIC-tunnuksille ei ole kentissä tilaa, joten ohjelma päättelee ne IBAN-tunnuksesta.

Palkkojen maksaminen ja C2B-siirtotiedoston luonti tapahtuvat valinnalla F8, jolloin voi maksaa joko yhden palkan tai useita. Ohjelma pyytää valitsemaan C2B-tiedoston luontia varten joko tyypin pain.001.001.02 tai uudemman pain.001.001.03. Jatko sujuu likimain samalla tavalla kuin aikaisemmin. Lopuksi siirtotiedosto esitetään tarkistusta varten ruudulla. Palkkojen kohdalla on muistettava, että ne ovat nyt vain tavallisia maksuja tai tilisiirtoja (ei toistuvaissuorituksia). Jotta palkka olisi sovittuna päivänä palkansaajan tilillä, palkan todelliseksi veloituspäiväksi (eräpäiväksi) on palkanlaskentaohjelmassa merkittävä maksupäivää edellinen pankkipäivä. Tämä on huomioitava erityisesti viikonvaihteen kodalla.

Laskutusohjelma, jäsenrekisteri, tiekunnan ohjelma

Laskutusohjelman tärkein muutettava on oma tilinumero, jonka nyt tulee olla IBAN-muodossa. Useimmissa laskutuksissa on jo ennestään erilliset omien tietojen kentät IBAN- ja BIC-tunnuksia varten. Ne voivat säilyä jatkossakin. Iban määrittää myös viivakoodin uudenlaiseksi eli tyypiksi 4, joka sisältää IBAN-tunnuksen ilman maatunnusta. Jos ECS-tiedostossa on määritetty viitenumero kansainväliseksi RF-viitteeksi (&RFViite 1), tämä muuttaa viivakoodin tyypiksi 5. Kaikki vanhemmat järjestelmät eivät lue tyyppejä 4 ja 5, mutta tyypin 4 tulisi olla 1.11.2011 jo voimassa.

Muissa ohjelmissa tilinumero on muutettava IBAN-tunnukseksi ja pankkikonttorin kohdalle voinee asettaa konttorin lyhenteen ja pankkiryhmän BIC-tunnuksen. Asetuksissa (F3) lienee tarpeen myös kopioida uudet tulostusmallit prototyypeistä.

Vanhat tilinumerot ja uudet IBAN-tilinumerot

Kaikkialla ohjelmistossa tulisi käyttää jatkossa vain IBAN-tilinumeroita sekä pankkien BIC-lyhenteitä. Asiakasrekistereissä on luonnollisesti vanhoja tilinumeroita, mutta ne saa nopeasti uusiksi IBAN-numeroiksi. Osassa numerot muunnetaan automaattisesti, osassa pitää tehdä itse hieman työtä. Asiakasrekistereiden selailu- ja muokkaustilassa vanhan yksittäisen tilinumeron saa uudeksi editointitilassa pankkitilin kentässä Shift-F11:llä. Jos kuitenkin haluat muuntaa kaikki numerot kerralla, se tapahtuu toiminnolla, joka käynnistyy selailutilassa pikavalinnalla Alt-F10. Jotta ei pääsisi sattumaan vahinkoja, tee ehdottomasti ensin varmistuskopio (esim. alikansioon VARM_KOP).

Kirjoita avautuvaan ikkunaan ("Sijoita laskentatulos …") muunnosohjeeksi esim.:

PANKTILI1 $ @Int(PANKTILI1)

ja tarvittaessa:
PANKTILI2 $ @Int(PANKTILI2)
PANKTILI3 $ @Int(PANKTILI3)

Selaamalla rekisteriä numerot muuttuvat. Selaamista voi nopeuttaa jollakin hakutoiminnalla, esim. Ctrl-D.

Pankkiviivakoodit muuttuvat

IBAN-tilinumeroiden ja RF-viitteiden myötä muuttui myös laskujen viivakoodi. TH2006 ymmärtää sekä vanhat viivakoodit (tyyppi 2) että uudet tyyppien 4 ja 5 viivakoodit. Suomalainen viivakoodi ei kuitenkaan vielä toimi Suomen ulkopuolella. Viivakoodin osina olevat IBAN-tilinumero ja RF-viitenumero sen sijaan ovat jo kansainvälisiä standardeja. Laskussa viivakoodin numerosarjan voi tarkistaa ylävalikon kohdalla 'Tarkista viivakooditiedot'.

Vanha ja uusi laskuviite

Vanha suomalainen laskuviite toimii yhä, mutta sen tilalle on tulossa RF-viite, joka on hieman vastaava kuin IBAN-koodi. TH2006 ei tuota RF-viitettä automaattisesti, vaan ECS-tiedostoon on lisättävä rivi &RFViite 1.

Pankkisiirtolomakkeet

Kaikkiin prototyyppeihin, jotka tulostavat pankkisiirtolomakkeen, on jo aiemmin muutettu SEPA -tyyppinen pankkisiirtolomake, jossa on kentät IBAN- ja BIC -tunnuksille. Nämä arvot on muistettava myös täyttää ylävalikon (F1) kohdasta "Muokkaa OMIA tietoja". Tunnukset saat esim. tiliotteelta. Jos ohjelmisto on päivitys, tietokoneella voi olla hyvinkin vanhoja prototyyppejä, joista kaikki uudistukset tietenkin puuttuvat.

Jossakin vaiheessa väliaikaiseksi tarkoitettu PKS_SEPA.LOM muuttuu varsinaiseksi SEPA.PKS -lomakkeeksi, jossa ei enää ole paikkaa vanhoille tilinumeroille (BBAN-numeroille). Tämä edellyttää siinä vaiheessa jällen tulostusmallien tai itse laskupohjien uusimista.

Päivitys ei koske olemassa oleviin laskutusmäärityksiin. Jos haluat edellä mainitut muutokset, helpointa on perustaa uusi laskutus jostakin uudesta prototyypistä. Suositeltava prototyyppi on FV_PAP, joka samalla antaa F9:llä mahdollisuuden lähettää FINVOICE-muotoisia verkkolaskuja. Pankkisiirtolomake alkaa vähitellen tulla tarpeettomaksi, joten esim. prototyyppi FV_PAPC ei tulosta lainkaan pankkisiirtolomaketta. Jos siirryt uuteen laskutukseen kesken vuotta, aloita laskunumerointi siitä, mihin vanha laskutus jäi. Ensimmäisen uuden numeron eteen on kuitenkin asetettava plus-merkki (esim: +12667), jotta laskunumeroinnin saa jatkumaan vanhasta eteen päin. Plus-merkki ei tulostu.

Lisäykset voi tietenkin tehdä olemassa oleviinkin määritystiedostoihin, mutta silloin on lisättävä omien tietojen kysymyksiin IBAN ja BIC -rivit, esim.:
    $# 30 "Oma verkkotunnus (IBAN/OVT):" Info nn      [nn ja nm ovat omien tietojen kysymysten seuraavat vapaat numerot]
    $# 30 "Välittäjän BIC/Swift:" Info nm

Sen jälkeen kenttien arvot on tulostettava PKS_SEPA -lomakkeen yläreunaan, esim. näin:
    #Mm 1 #Ln 198 0.2 3 0 2    [tämä tekee katkoviivan lomakkeen yläosaan]
    #Arial 11
    #Mm 25 $Info 5 " " $Info 6
    #Mm 25 $Info 7 " " $Info 8      #Mm 118  $Info nn  #Mm 173  $Info nm

Pankkisiirtolomakkeen nimi PKS.LOM ECS-tiedoston loppupuolelta on korvattava nimellä PKS_SEPA.LOM.