Uudistuksia ja muutoksia laskutusohjelmaan

• Siirtyminen Windows-pohjaisiin laskumalleihin
• Asiakas- ja tuotevalinta
• Verkkolaskutus (Finvoice)
• Verkkolaskun vastaanottaminen ostoreskontraan
• Suoraveloitus
• Tiedostoja, laskuja ja tiedonantoja sähköpostina
• Vesilaskutus
• Laskutuksen käyttäminen verkosta tai jaetusta resurssista
• Myyntierien määrän laskeminen ja tulostaminen
• Pinta-alan mukaan myyvän liikkeen laskutus
• Milloin asiakas viimeksi osti ja maksoi laskunsa?
• Laskujen siirto kirjanpitoon
• Osista ja osien osista muodostuvat tuotepaketit
• Factoring-laskut / laskusaatavarahoitus

Ohje käännetyn arvonlisäveron käsittelyyn on kirjanpidon ohjeessa.

Siirtyminen Windows-pohjaisiin laskumalleihin

1. Vanhojen tulostusmallien muuttaminen

Ykkösen versiossa TH2006 on Windows-ajuri (GDI-ajuri), joka tulkitsee Ykkösen laskutusohjelman tuottamat tulostuskäskyt Windows-grafiikaksi. Jos aikaisemmassa laskutuksessa ei ole käytetty Windowsille rakennettua laskumallia (ECS-tiedostoa), tuloste ei aina ole kelvollinen. Aikaisemmissa malleissa (etenkin 1900-luvun puolella perustetuissa) käytettiin joitakin kirjoitinkohtaisia ohjainkoodeja, joille ei ole vastinetta Windows-tulosteissa. Mallia voi tietenkin yrittää korjata käsikirjan ohjeiden perusteella. Helpointa on perustaa uusi laskutus valmiin Windows-mallin pohjalta. Tutustu uusiin mallitulosteisiin.

Tärkeimmät uudet koodit ovat: #Mm n = Siirtää kirjoituspään n millimetriä vasemmasta reunasta, #Nr n [numero] = Siirtää kirjoituspään n millimetrin päähän mitattuna seuraavan numeron oikeasta reunasta (Esim. #Nr 110 $Hinta 12), #Tr n [teksti] = Siirtää kirjoituspään n millimetriä päähän mitattuna seuraavan tekstin oikeasta reunasta (Esim. #Tr 120 "Määrä"), #<fonttinimi> p Bold/Norm = Muutetaan oletusfontiksi koodissa nimetty fontti ja pistekooksi p (esim. #Times 12 Norm, #Courier_New 10 Bold). Fonttinimen välilyönti korvataan alaviivalla, pistekoon jälkeen seuraa joko lihavoittava Bold tai palauttava Norm. Fontteina voidaan käyttää oikeastaan mitä tahansa Windowsiin asennettuja fontteja kunhan niille jätetään oikean kokoinen tila ja etenkin numeroiden sijoituskäskyt ovat oikeita. Suuren fontin jälkeen on jätettävä riittävä määrä tyhjiä rivejä tai vietävä kirjoituspäätä joitakin millimetrejä alaspäin koodilla #Dn mm.

Koska tulostusmallissa ei yleensä ole määritetty marginaaleja, joillakin mustesuihkutulostimilla vasen- ja ylämarginaali saattaa olla liian pieni. Vasemman ja oikean marginaalin voi määrittää ECS-tiedostossa &Start -koodin jälkeisellä rivillä joko koodilla #VH x y (esim. #VH 1 4) tai koodilla #Mrg x y.

#Mm n -käsky siirtää kirjoituspään n millimetriä oikealle vasemmasta loogisesta reunasta. Seuraava tulostus alkaa juuri tästä kohdasta. Numerot tasataan yleensä oikealle käskyllä #Nr n, jolloin viimeisin numero tulostuu kohtaan n millimetriä vasemmalta. Tämän käskyn jälkeen on aina annettava joko uusi #Nr n -käsky tai #Mm n -käsky, jotta seuraava teksti tai numero ei jäisi piiloon. Esimerkki $Capo -rivistä BL_ARIAL -prototyypistä:

$Capo #Mm 10 $Nimi 31 #Nr 110 $Kpl 7 #Nr 137 $Hinta 11 #Nr 150 $% 7 #Nr 168 $RV 8 #Nr 190 $Rivis 10 $+

2. Uuden Windows-tulostuksiin soveltuvamman laskutuksen perustaminen

Kaikki tulostusmallit ovat siis korjattavissa, mutta tehtävä voi joskus olla työläs. Silloin kannattanee ottaa käyttöön aivan uusi, Windows-tulostukseen tarkoitettu laskupohja ja siirtää olemassa olevat laskut uuteen laskutukseen. Tutustu ensin uusiin mallitulosteisiin, jotta löytäisit itsellesi sopivan prototyypin. Seuraavassa pikaohje uuden laskumallin käyttöön ottoon:

1. Windows-tulostuksiin soveltuvia laskumallipohjia ovat ainakin: FV_PAP, BL_ARIAL, BL2ARIAL, BL3ARIAL, BLANKO11, BLANKWIN ja VUOKRWIN. Kokeile ensin näistä soveltuvin pohja. Ehkä kuitenkin FV_PAP on suositeltavin, koska se antaa mahdollisuuden Finvoice -verkkolaskujen tuottamiseen.

2. Perusta valitusta prototyyppimallista UUSI LASKUTUS (ylävalikko), anna nimeksi jokin todella uusi nimi. Avaa uusi laskutus ja luo laskutukseen ensimmäinen lasku (jonka voit myöhemmin poistaa Alt-U:lla).

3. Siirry vanhaan laskutukseen ja siellä mallitiedoston muokkaukseen (Alt-M). Etsi ainakin kohdat &Tuote, &Asiakas ja &Muutmallit ja ota ylös rekisterien ja mallien polut ja nimet. Tarkista myös kaikki erikoiskoodit ja merkitse ylös.

4. Valitse vanhan laskutuksen ylävalikosta kohta "Siirrä lasku(ja) muualle". Ohjelma antaa valintoja, valitse: "Johonkin olemassa olevaan laskutukseen" ja valitse edellä perustettu laskutus. Seuraavat valinnat riippuvat hieman tilanteista ja tarpeista, joten lue tarkkaan kysymykset. Laskunumeroinnin ja päiväysten tulisi olla alkuperäisiä, ei kohdekannan mukaisia.

5. Siirry uuteen laskutukseen ja tarkista siirron onnistuminen. Jos jokin asia ei onnistunut, siirry ensimmäisen siirretyn laskun kohdalle (tietueeseen 2) ja poista kaikki loput Alt-Shift-U:lla. Tee siirto uudelleen. Asiakastietojen peruskentät ovat oletettavasti kohdallaan, mutta alemmissa voi olla eroavuuksia. Jos tehtävä onnistui kohtuullisesti, muuta tulostusmallissa (Alt-M) kohdat &Asiakas, &Tuote ja &Muut aiemman laskutuksen mukaisiksi. Voit tietenkin perustaa uudetkin rekisterit. Tulostusta ohjaavat rivit &Output ja &Printer ovat jo oikein eli &Output WPAD.TXT ja &Printer WINPRINT.

6. Jos eroavuudet ovat suuria, harkitse laskutuksen jatkamista ilman, että siirrät vanhoja laskuja uuteen laskutukseen. Jos näin käy ja käytät reskontrassa konekielistä viitepäivitystä, muista lisätä (valitsemalla) reskontralistaan myös vanha laskutus.

 

BIC, IBAN, SEPA ?

Kaikkiin prototyyppeihin, jotka tulostavat pankkisiirron, on muutettu SEPA -tyyppinen pankkisiirtolomake, jossa on kentät IBAN- ja BIC -tunnuksille. Nämä arvot on muistettava myös täyttää ylävalikon (F1) kohdasta ?Muokkaa OMIA tietoja?. Tunnukset saat esim. tiliotteelta. Jos ohjelmisto on päivitys, tietokoneella voi olla hyvinkin vanhoja prototyyppejä, joista kaikki uudistukset tietenkin puuttuvat.

Päivitys ei tietenkään koske olemassa oleviin laskutusmäärityksiin. Jos haluat edellä mainitut muutokset, helpointa on perustaa uusi laskutus jostakin uudesta prototyypistä. Suositeltava prototyyppi on FV_PAP, joka samalla antaa F9:llä mahdollisuuden lähettää FINVOICE-muotoisia verkkolaskuja. Pankkisiirtolomake alkaa vähitellen tulla tarpeettomaksi, joten esim. prototyyppi FV_PAPC ei tulosta lainkaan pankkisiirtolomaketta. Jos siirryt uuteen laskutukseen kesken vuotta, aloita laskunumerointi siitä, mihin vanha laskutus jäi. Ensimmäisen uuden numeron eteen on kuitenkin asetettava plus-merkki (esim: +12667), joka ei kuitenkaan tulostu.

Lisäykset voi tietenkin tehdä olemassa oleviinkin määritystiedostoihin, mutta silloin on lisättävä omien tietojen kysymyksiin IBAN ja BIC -rivit, esim.:
    $# 30 "Oma verkkotunnus (IBAN/OVT):" Info nn      [nn ja nm ovat omien tietojen kysymysten seuraavat vapaat numerot]
    $# 30 "Välittäjän BIC/Swift:" Info nm
Sen jälkeen kenttien arvot on tulostettava PKS_SEPA -lomakkeen yläreunaan, esim. näin:
    #Mm 1 #Ln 198 0.2 3 0 2    [tämä tekee katkoviivan lomakkeen yläosaan]
    #Arial 11
    #Mm 25 $Info 5 " " $Info 6
    #Mm 25 $Info 7 " " $Info 8 #Mm 118 $Info nn #Mm 173 $Info nm
Pankkisiirtolomakkeen nimi PKS.LOM tiedoston loppupuolelta on korvattava nimellä PKS_SEPA.LOM.

Asiakas- ja tuotevalinta

Joskus on tarpeen valita asiakas asiakasrekisteristä tai tuote tuoterekisteristä sellaisten kenttien perusteella, jotka eivät ole rekisterin alkuosassa. Silloin on kätevintä määrittää rekisterin valintakentät ECS-tiedostossa (esim. jossakin keskivaiheilla &-määritysten joukossa). Ominaisuus on TH2006:n versioissa 22.8.2007 lähtien. [ASVAL] tai [TUOTEVAL] -koodeilla aloitetaan kenttien määritys; numero, kenttänimi, pituus ruudulla ja kentän valintaotsake ruudulla. Huomaa, että valintojen numerot alkavat 0:sta. Nuolet vasemmalle ja oikealle eivät tässä tapauksessa enää toimi, vaan laajemman näkymän saa vain INS-näppäimellä.

[ASVAL]
Valinta 0 PÄÄNIMI 23 Päänimi
Valinta 1 ALANIMI 12 Alanimi
Valinta 2 AS_VIITE 12 Asiak.viite
Valinta 3 KOHDE 12 Kohde
Valinta 4 LÄHIOSOITE 8 Lähios.
Valinta 5 POSTINRO 5 Postinro
Indeksi PÄÄNIMI C
[]

[TUOTEVAL]
Valinta 0 NIMI 32 Tuotenimi
Valinta 1 EAN  20 EAN-koodi
Valinta 2 MYHINTA 12 Myyntihinta
Valinta 3 VARASTOSSA 12 Varastossa
Indeksi TUOTENIMI
[]

Verkkolaskutus (Finvoice)

Finvoice -verkkolaskutuksesta on olemassa oma sivunsa. Sivulla on myös ohjeita verkkolaskun vastaanottamiseen.

Factoring -verkkolaskutuksesta on olemassa oma sivunsa.

Tarjouserät

Toisinaan tuotteita myydään tietyn kokoisissa ryhmissä tiettyyn hintaan. Tuotteen yksikköhinta on esim. 10 euroa, mutta 5 kpl on 40 euroa, 10 kpl 80 euroa jne. Hinta määräytyy siis ostettavan erän mukaan. Ohjelma voi arvioida ja laskea tuotteen alennetun hinnan ostomäärän mukaisesti. Tuoterekisteriin on ensin lisättävä kenttä TARJOUS 66 C 0 (mieluiten melko pitkä kenttä, jotta erärajoja mahtuu useita). Kenttään kirjoitetaan määrät ja hinnat: 1=20  2=35.50  3=50 10=159.99. Älä jätä ryhmien sisään välilyöntejä, mutta erota ryhmät välilyönnillä toisistaan. Tuotetta valittaessa ohjelma pyytää valitsemaan myyntiryhmän koon. Jos määrä on annettu jo etukäteen, ohjelma esittää oletuksena erärajojen perusteella lasketun yksikkö- ja kokonaishinnan.

Suoraveloitus

Suoraveloituksessa Ykkönen tekee Pankkiyhdistyksen määrityksen mukaisen tiedoston, joka toimitetaan pankkiin suoraveloituspyynnöksi. Tiedostossa ovat kaikki tarvittavat suoraveloitustiedot eli laskuttajan tilinumero, pankkiryhmä, palvelutunnus, laskutuksen aihekoodi, laskun maksajan tilinumero, viite ja laskutettava summa. Tiedosto lähetetään pankkiin joko pankkiohjelmistolla (esim. Kultalinkki) tai Internetin välityksellä (esim. Nordean yrityssivusto).

Ennen kuin suoraveloitus onnistuu, laskuttajan on teetettävä suoraveloitusvaltuutukset asiakkaillaan ja sovittava pankkinsa kanssa suoraveloituksesta. Pankki antaa tiettyä ja vain tiettyä laskutusta varten palvelutunnuksen.  Ykkönen ei toistaiseksi käsittele konekielisiä valtuutuksia, vaan pankilta paperilla tulleet suhteellisen yksinkertaiset valtuutustiedot kirjoitetaan laskuttajan omiin tietoihin ja asiakasrekisteriin. Laskutuksessa BL_ARIAL on valmiit kentät suoralaskutusta varten. Eri aiheita ja palvelutunnuksia varten on perustettava omat laskutuksensa. Ylävalikon Info-kentistä käytetään:

$# 26 "Tili 1:"              Info 6
...
$# 30 "SV:n pankkiryhmä:"    Info 12
$# 30 "SV:n palvelutunnus:"  Info 13
$# 30 "SV:n aihekoodi:"      Info 14

Pankkiryhmät: 1 ja 2 = Nordea, 31=Handelsbanken, 33=Skandinaviska Eskilda B. 34=Danske Bank, 36=Tapiola Pankki, 4=Säästöpankit, paikallisOP:t ja Aktia, 5=Osuuspankit, 6=Ĺlandsbanken ja 8=Sampo. Palvelutunnus annetaan pankista. Aihekoodit: 70 Vuokra, 71 Sähkömaksu, 72 Vesimaksu, 73 Puhelinmaksu, 74 Vakuutusmaksu, 75 Lääkärimaksu, 76 Sairaalamaksu, 77 Koulumaksu, 78 Lehtimaksu, 79 Jäsenmaksu, 80 Vero, 81 Arvonlisävero, 82 Työnantajasuoritus, 83 Lupamaksu, 84 Osamaksu, 85 Factoringmaksu, 86 Luottokortti- ja osamaksu, 89 Lasku, 90 Muut.

Asiakastiedoista käytetään viitekenttä (Vast 7) ja Asiakkaan viite/SV-tilinrokenttää (13):

$? 24 "Viite (=Asno+Lno):"       "#" Vast 7 10
...
$? 36 "Asiakk.viite/SV-tilinro:" "/" Vast 13 SV_TILINRO

Mikäli asiakasrekisteristä puuttuu kenttä SV_TILINRO, lisää se sinne riittävän pitkänä (Alt-F3).

Laskutuksen määritystiedostossa suoraveloitus otetaan käyttöön määrittämällä em. kentät &SVeloitus -rivillä. Jos rivi on jo olemassa, poista mahdollinen puolipiste edestä.

  Info- ja vastauskenttien numerot:
  OmaTili Pankkitunnus Palvelutunn AiheKoodi Viitek Eräpv MaksTili
&SVeloitus 6 12 13 14 7 12 13
  Siirtotiedoston sijainti ja nimi:
&SVSiirtotiedosto C:\pankki\data\laskut.sve

Suoraveloituksen siirtotiedostojen luominen käynnistetään laskutuksessa F9:llä ja valitsemalla 'Lisää TÄMÄ (=alla oleva) lasku suoraveloitukseen. Jos suoraveloitukseen menee useampia laskuja, siirry ensimmäiseen ja valitse seuraava kohta.

Jos suoraveloituksen siirtotiedoston sijaintia ei ole muutettu edellä olevasta, siirtotiedosto syntyi paikkaan:
C:\1FOR_YOU\DATA\LASKUT.SVE. Käynnistä seuraavaksi jokin pankkiyhteysohjelma tai selain. Etsi suoraveloitusten siirto-ohjelma ja valitse juuri tuotettu siirtotiedosto LASKUT.SVE lähetettäväksi.

Suoritukset tulevat aikanaan laskuttajan normaalille tilille viitesuorituksina.

Ykkösessä ei ole tarkempia ohjeita suoraveloituskäytäntöön, vaan ohjeet on luettava Finanssialan keskusliiton (entinen Suomen pankkiyhdistys) sivulta:

http://www.fkl.fi ja kohta Pankkitekniset palvelu- ja järjestelmäkuvaukset

Nämä osoitelinkit edellyttäen, että ovat pysyneet samoina - muuttuvat aika ajoin!

 

Tiedostoja, laskuja ja tiedonantoja sähköpostina

Laskutuksen käyttäminen verkosta tai jaetusta resurssista

Laskutusohjelmaa voi käyttää yksittäisen työasemakäytön sijasta myös verkotetuissa työasemissa. Silloin laskutukseen liittyvät tietokannat ja itse laskutustiedot sijaitsevat joko verkkopalvelimella (NT, Novell) tai jonkun Windows-työaseman kiintolevyllä, joka on jaettu verkkoa pitkin muidenkin työasemien käyttöön. Laskuja voi silloin kirjoittaa ja tulostaa miltä työasemalta tahansa ja vaikka aivan eri paikkakunnalta. Laskunumerointi säilyy oikeana, samoin asiakas- ja tuoterekisterit ovat kaikkien käytettävissä ja päivittyvät oikein. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että verkko on asennettu oikein ja toimii moitteettomasti. Verkkotoimintojen mutkikkuuden vuoksi verkossa tapahtuva laskutus ei välttämättä ole aivan yhtä luotettavaa kuin yksittäisellä työasemalla tapahtuva toiminta. Sen vuoksi säännölliset varmistuskopiot ja laskukantojen huolellisempi tarkkailu ovat välttämättömiä.

Ykkönen asennetaan kaikkiin työasemiin ja verkkopalvelimelle (tai PC:lle, jolla jaettu resurssi sijaitsee). Työasemat näkevät verkon tai jaetun resurssin jonakin levyasematunnuksena (esim. F:, G: jne). C: ja usein D: ovat kiintolevyjä, E: saattaa olla CD-asema. Laskutuksen kaikki perustiedostot sijaitsevat siis jollakin verkkoasemalla. Ykkönen käynnistetään työasemilta tavanomaiseen tapaan, mutta verkossa sijaitseva laskutus otetaan käyttöön hieman poikkeavalla tavalla.

Jos käytössä on vain vertaisverkko (peer-to-peer), aseta ECS- tiedostoon lisäksi määritys &Jaettu 1, jotta työasemat tietäisivät, että kysymyksessä on jaettu resurssi.

Ykkönen käyttää verkosta vain laskutukseen liittyviä tietoja ja tiedostoja. Tiedostot voivat olla samanaikaisesti monen työaseman käytössä, ja ohjelma huolehtii parhaansa mukaan siitä, että toinen työasema ei tuhoa toisen tekemiä tietoja. Toisen työaseman tallettamat muutokset laskutukseen tai johonkin rekisteriin näkyvät välittömästi muilla työasemilla. Kun Ykkönen käynnistyy työasemilta, perustoiminnot eivät rasita verkkoyhteyksiä.

Jos verkkoasemalle tai jaetulle resurssille ei vielä ole osoitettu asematunnusta, se on tehtävä nyt. Ykkönen ei voi käyttää verkkoasemista Windowsissa tunnettua verkkopolkumerkintää (\\palvelin\vol1). Avaa kuvake 'verkkoympäristö' ja etsi oikea verkkoresurssi. Yhdistä resurssin juurikansio (juurihakemisto) johonkin levyasematunnukseen (esim. F:) ja määritä yhteys palautettavaksi aina käynnistyksen yhteydessä. Eri työasemat saattavat nähdä verkkoaseman eri tunnuksilla (G:, H: jne.).

Työasemalta käynnistetty Ykkönen ei luonnostaan (ja turvallisuussyistä) näe verkossa olevia laskutuksia. Ykkönen on käynnistettävä suoraan verkossa sijaitsevaan laskutukseen Windowsin kuvakkeella. Luo työpöydälle uusi kuvake näpäyttämällä hiiren oikeanpuoleista painiketta, valitse uusi ja pikakuvake. Anna komentoriviksi seuraava, jos kansio on tavanomainen ja laskutuksen tiedostonimi on esim. LASKUX01.ECS:

C:\1\1.EXE  Sheet  F:\1FOR_YOU\1CALCS\LASKUX01.ECS  Win

Selitykseksi ja kuvakkeeksi voit valita mitä tahansa. Enempiä ominaisuuksia ei tässä vaiheessa voi antaa, mutta kun painat kuvakkeen kohdalla hiiren oikeaa näppäintä ja valitse ominaisuudet (properties), voit tehdä lisää asetuksia. Määritä ohjelma suljettavaksi lopetettaessa. Muistien pitäisi olla automaattisia. Ohjelma voi käynnistyä koko ruutuun tai ikkunaan. Ikkunatilassa kannattaa myös testata sopiva fonttikoko.

Verkossa sijaitsevaan laskutuksen määritystiedostoon (ECS- tiedostoon) pitää mahdollisesti myös tehdä muutamia muutoksia. Määritystiedoston muokkaukseen pääset laskutuksesta Alt-M:llä. &Asiakas- ja &Tuote-riveillä ja kaikilla muillakin levyasematunnuksia käyttävillä määritysriveillä (&Muut, &Printer jne.) levyasematunnus on tiedostopolkujen yhteydessä vaihdettava prosenttimerkiksi (%), joka takaa sen, että levyasematunnuksena käytetään laskutuksen sitä levyasematunnusta, joka kulloinkin näkyy työasemalle verkkoasemana.
Esim: &Asiakas %:\1FOR_YOU\1CALCS\ASREK.DBF
Laskutuksesta avautuvat tämän jälkeen tuote- ja asiakasrekisteri sekä muut aputiedostot oikealla tavalla.

Myyntierien määrän laskeminen ja tulostaminen

Tuote saatetaan tilata esim. kiloina tai litroina, mutta lasku tai lähete on kirjoitettava myyntierinä. Myyntierä on tuotekohtainen määrä; 1 myyntierä voi esim. olla 6.8 kg tai 21 litraa. Myyntierän koko määritetään tuoterekisterissä MYYNTIERÄ - nimisessä kentässä. Jos kenttää ei ole, sen voi tehdä tuoterekisterin selailussa Alt-F3:lla (MYYNTIERÄ 12 N 2). Talleta uusi määritys (F2), Poistu (ESC) ja anna ohjelman siirtää tietueet uuteen (vanha jää eri nimelle).

Tilatun määrän tulisi olla myyntierän monikerta. Esim. jos myyntierä on 2.3 kg, tilausten tulisi olla 2.3 kg, 4.6 kg, 6.9 kg jne. Jos tilaus kuitenkin on esim. 2.5 kg, ohjelma tulostaa 2 myyntierää. Tarvittaessa toimintoa voidaan muuttaa (ja parametroida lisää).

Myyntierä tulostetaan malliosassa koodilla $MYE pituus. Myyntierän koko saadaan koodilla $MYK pituus. Tässä malli myyntierää käyttävästä laskupohjasta.

Pinta-alan mukaan myyvän liikkeen laskutus

Pinta-ala merkitään nimike-kentästä lohkaistuun kapeampaan kenttään. Ohjelmassa kenttää nimitetään myös laatu-kentäksi, koska sen avulla voidaan siirtää myös yksikköjä tuoterekisteristä. Pinta-alalaskuissa yksikköäö ei voi tuoda tuoterekisteristä. Ohjelma laskee kenttään merkityn pinta-alamerkinnän, esim. 1,75*2,5. Merkinnässä voi olla välilyöntejä ja piste tai pilkku ovat desimaalierottimia. Laskutoimitus voi olla mutkikkaampikin, esim (35.5*900)/3.

Saatu luku otetaan tuotteen yksikön alaksi. Tuoteyksiköitä voi olla useampia. Määrä ilmoitetaan tavanomaisessa kappalemääräkentässä, joka sijaitsee laatukentän oikealla puolella. Laskurivin peruussumma muodostuu seuraavasti: pinta-ala * määrä * alayksikön hinta. Tämän jälkeen summaan lisätään mahdollisesti ALV ja vähennetään alennus.

Esim:

Koodi   Nimike       Lev*Kork  Määrä   YksHinta  ALV%       Summa
26545   Lasia        50*35     3.00    100.00    22.00    1120.88

Esimerkissä lasin hinta on annettu neliömetriltä eli 1000 neliösentiltä. Pinta-ala sen sijaan on annettu sentteinä. Alla kuvatulle &Setup 8 n määrityksen n:n arvoksi on sen vuoksi annettava 4 eli ala jaetaan 1000:lla. Esimerkissä on summaan lisätty vielä ALV.

Pinta-ala ja määrä annetaan tuotetta tuoterekisteristä otettaessa. Jotta varastokirjanpito ei vääristyisi, kenttien muuttamisyritys varastosta ottamisen jälkeen johtaa varoitukseen. Jos varoituksen ohittaa, kenttiä voi muuttaa, mutta varaston saldo ei muutu!

1. Tuoterekisteriin tehtävä muutos

Tuoterekisterissä tulee olla kenttä PINTA-ALA (huom tavuviiva). Kentän voi lisätä rekisteriin painamalla rekisterin selailutilassa Alt-F3. Sen jälkeen tekstieditorissa lisätään PINTA-ALA-kenttä:

       KOODI   18  C  0
        NIMI   40  C  0
       HINTA   12  N  2
  VARASTOSSA   12  N  2
   PINTA-ALA   12  N  2
     ALVPROS   12  N  2
      jne...

Rakennemääritys talletetaan (F2), poistutaan (ESC) ja siirretään vanhat tietueet uuteen. Alkuperäinen rekisteri jää eri nimiseksi.

Kun tuotetta otetaan varastosta, ohjelma kysyy pinta-alamerkintää. Kirjoita silloin esim. 5.25 * 3.92. Seuraavaksi ohjelma kysyy yksiköiden määrää (oletus 1). Ohjelma lisää PINTA-ALA -kenttään myydyn määrän ja poistaa lisäksi VARASTOSSA-kentästä myydyn määrän. Näin kontrolli säilyy kahdenkertaisena.

2. Laskutuksen määritystiedostoon (ECS) tehtävät lisäykset

Muuta otsake ruudulle laskutusta paremmin kuvaavaksi:

&Otsake "Koodi Nimi Leveys*korkeus Määrä " 113 118 2

Suoritekentästä otetaan esim. 14 merkkiä laatukentään. Laatukenttään sijoitetaan laskettava lauseke, esim. leveys * korkeus (* pituus) tms.

&Laatu 14

Avaa laatukentän laskentatoiminnot ja ilmoita samalla tulon jakaja:

&Setup 8 n

jossa n määrittää jakajan, n:n arvo on jakajan potenssi:

  Jos arvo = 1, laatukenttä otetaan sinänsä,
  Jos arvo = 2, jaetaan 10:llä
  Jos arvo = 3, jaetaan 100:lla
  Jos arvo = 4, jaetaan 1000:lla jne.

Esim. &Setup 8 4, jos pinta-ala ilmoitetaan sentteinä ja hinta on neliömeterinä, jakajan on silloin oltava 1000. &Setup 8 n aiheuttaa myös sen, että pinta-ala-kenttää ja määräkenttää ei voi muokata ilman varoitusta. Tällä estetään tahaton muokkaus varastosta ottamisen jälkeen.

Laskun tulostusta ohjaavassa osassa (&Start:n jälkeen) tulostus on syytä määrittää laskutukselle ominaisella tavalla. Tässä esimerkki:

"Nimike            Leveys * kork.  Määrä  YksH/"$Sis"ALV   ALV     Summa"
"--------------------------------------------------------------------"
$Capo $Nimi 18 $Laatu 14 $Kpl 7 $Hinta 11 $RV 8 $Rivis 10 $+
$Rpt 19

Milloin asiakas viimeksi osti ja maksoi laskunsa?

Kätevä toiminto käynnistyy asiakastieto-osassa F8:lla. Kirjoita tai hae rekisteristä ensin laskun saajan nimi. Kun painat F8, ohjelma etsii nopeasti asiakkaan aiemmat laskut ja niiden maksutilanteen. Ne reskontrat, joista maksutilanne haetaan, ilmoitetaan ECS-tiedostossa koodilla &Edelliset, esim:

&Edelliset firma93 firma94 firma95 firma96

Päätteitä ei tarvitse antaa, ei myöskään polkuja, jos polku on laskutusohjelman oletushakemisto eli \1for_you\1calcs.

Muita ominaisuuksia

Joskus on voitava laskea suoriteosassa prosenttiosuus edellisestä summasta tai prosenttiosuus kaikesta edellisestä. Kirjoita silloin koodikentän alkuun %-merkki ja joko E tai T sekä prosenttiosuus. %E20 tuottaa riville 20 % edellisestä summasta, määräksi tulee automaattisesti 1. %T-15 tuottaa rivilleen 15 %:n alennuksen kaikesta edellisestä.

Jos laskutuksessa yleensä annetaan rivikohtaisia alennuksia, 0- prosentin rivi jää helposti huomaamatta. Määritystiedostoon voi asettaa koodin esim. &Alentamaton Nto tai &Alentamaton Netto tai &Alentamaton Ei-ALE, joka aiheuttaa ko. tekstin tulostumisen niihin alennuskohtiin, joiden prosentit ovat 0.

Laskuja voi katsella havainnollisesti nyt myös viikoittaisina ja kuukausittaisina pylväikköinä. Valinta ylävalikosta.

Laskutukseen tehdyt muutokset ovat pääasiassa uusia kontrollikoodeja ECS-tiedostoon. Yhä useammat käyttäjät ovat kyselleet erikoistoimintoja, jotka voi saada päälle ja pois ECS- tiedoston koodeilla. Uudet koodit ovat uudessa käsikirjassa (4.8.1998).

Osista ja osien osista muodostuvat tuotepaketit

Toimitettava tuote ei aina ole yksittäinen esine tai palvelu. Tuote voi koostua osista, joiden määrien tarkkailu on tärkeämpää tai ainakin yhtä tärkeää kuin itse kokonaisuuksien lukumäärien tarkkailu. Esimerkkinä mainit-takoon valmistettavien koneiden, huonekalujen, leivonnaisten yms. myynti. Ykkösessä on mahdollista valita tuotteeksi paketti, joka koostuu mielivaltaisesta määrästä osia ja osien osia. Kun paketoitu tuote valitaan, oh-jelma vähentää ensin peruspaketin määrää ja sen jälkeen siihen sisältyvien osien lukumäärää. Lisäksi voidaan tulostaa osien koontia varten koontilista. Kun tuotteiden määriä lisätään (ylävalikosta), tapahtuu päinvastaista. Paketoitu tuotejärjestelmä koostuu kahdesta tai kolmesta tasosta:

1. Varsinainen perustuotteiden ja peruspakettien tuoterekisteri, jonka kansiopolku ja nimi on ECS -tiedostossa (Alt-M laskutuksesta) rivillä: &Tuote . Rekistereitä voi olla 6 kpl (vaihda Shift-F4:llä).

2. Pakettien sisältötiedostot, joiden nimet muodostuvat pakettituotteiden koodeista (max 8 ensimmäistä numeroa tai kirjainta + DBF-pääte). Sisältötiedostojen kansio (hakemisto) on ECS-tiedoston rivillä &Ryhmityskansio , joka voi olla oletuskansiokin (\1for_you\1dbases). Sisältötiedostossa on tietue jokaiselle osalle. Osasta ilmoitetaan koodi, nimi, lukumäärä ja mahdollisesti sen sijaintipaikka eli osan tuoterekisteri. Koodi voi kuitenkin johtaa uuteen sisältötiedostoon jne. (rekursiivisesti).

3. Osien tuoteluettelo, joka kuitenkin voi olla sama kuin varsinainen DBF -muotoinen tuoterekisteri, tai se voi vaihdella vaikkapa osa kerrallaan. Yksi tuoterekisteri siis riittää, jos se sisältää sekä kokonaispakettien nimet ja arvot että pakettien osien nimet ja arvot. Eri rekisteri paketeille on suositeltavaa.

Paketoitujen tuotteiden käyttöönotto aloitetaan lisäämällä ECS - tiedostoon (laskutuksesta Alt-M:llä) rivi, joka kertoo pakettien sisältötiedostojen kansionimen ja mahdollisesti sanan 'Koontilista' ja 'Hinta'. Ohjelma luo kansion automaattisesti. Esimerkki määritysrivistä, joka on pakettijärjestelmälle pakollinen:

&Ryhmityskansio C:\PAKETIT Koontilista Hinta tai

&Ryhmityskansio C:\1FOR_YOU\1DBASES

Kirjoita laskuriville ensin kokonaispaketin koodi ja nimi. Paina sen jälkeen Alt-6 ja valitse uuden sisältömää-rityksen perustaminen. Ohjelma luo tyhjän kortiston, jossa kentät: KOODI, NIMI, MÄÄRÄ, TUOTEREK, MUUTA. Muokkaa kortistoa editointitilassa (E) ja lisää sinne käsin tai F10:llä tarvittavat osat. Jos tuoterekis-teri on eri kuin varsinainen tuoterekisteri, TUOTEREK -kenttä täytetään (koko polku ja nimi). Vaihda tuotere-kisteriä F11:lla. Alt-6 -valikosta voi myös selata ja muokata olemassa olevia rekistereitä tai poistaa niitä. Sa-masta valikosta saa myös osaluettelon ja vanhan laskun koontilistan (tämä myös Alt-F6:lla). Jos tuoterekisteri on sama paketeille ja osille, inventaaria tehtäessä tulostus on tehtävä ehdolla ja ehdoksi on annettava ehtotaulun ylimmälle riville {@Del() = 0}. Pakettituotteet merkitään selailussa miinusmerkillä (oi-keaan yläkulmaan tulee -DEL-), jolloin pakettinimet eivät tulostu.

Paketoitujen tuotteiden käyttö ei poikkea normaalien tuotteiden käytöstä. Tuote valitaan tuoterekisteristä ja ohjelma päivittää tuotteeseen liittyvien osien lukumäärät kerrottuna pakettien lukumäärällä. Kokonaispaketin hinta määritetään tuoterekisterissä; se ei seuraa osista, vaikka koontilista tämänkin hinnan kertoo. Virheistä, esim. löytymättömistä osista, ohjelma ilmoittaa koontilistassa. Jos &Ryhmityskansio-rivillä on mainittu 'koontilista', ohjelma näyttää jokaisen tuotteen kohdalla koontilistan tilan ja kysyy tulostamista. Koontilistat ovat laskukohtaisia (tai lähetekohtaisia) ja laskuun liittyvän koontilistan (jos se on jo luotu) saa näytölle Alt-F6:lla, siitä taas tulostetuksi. Paketoitujen tuotteiden oheen voidaan luonnollisesti valita myös yksittäisiä tuot-teita. Pakettiin liittyvien osien varastotilanteen saa selville valitsemalla Alt-6:sta osaluettelon varastomäärin.

Laskujen siirto kirjanpitoon

Tietojen siirto laskutuksesta kirjanpitoon tapahtuu siten, että merkitään tarvittavat ohjeet laskutuksen ECS-tiedostoon. ECS-tiedoston muokkaukseen pääset laskutuksesta painamalla Alt-M. Määritykset sijaitsevat missä tahansa tiedoston yläosassa asiakastietojen kysymysten jälkeen ja ennen &Start-koodia.

Ensimmäisenä annetaan kirjanpidon hakemistopolku ja nimi. Hakemisto on yleensä Ykkösen asennusasemalla \1FOR_YOU\1KIRJANP. Kirjanpidon tiedostonimestä ei tarvitse antaa päätettä.

&Kpnimi C:\1FOR_YOU\1KIRJANP\PROTO_L

Seuraavaksi annetaan kirjanpidon vastintili myynneille. Laskua kirjoitettaessa tilinä tuskin voi olla vielä pankkitili, vaan tilin on oltava myyntisaamistili, johon kirjataan bruttosumma. (Huomaa, että tilien nimet ja numerot ovat tässä vain esimerkkejä)

&KpVastatili 2400 Myyntisaamiset
&KpKassatili 2410 Kassatili

Kassatiliä ei ole pakko antaa, mutta jos laskutuksessa käytetään myös käteiskuitin tuottavaa mallia ja halutaan tämä suoraan kirjanpitoon, summa ei saa mennä myyntisaamisiin vaan kassaan. Ohjelma tekee tämän automaattisesti, jos kassatili on annettu.

Tilejä, joille varsinainen tulo kirjataan, voi olla enintään 16 kpl. Normaalisti tilit erotetaan ALV-prosenteilla. Ohjelma etsii oikeat tilit laskussa olevien ALV-prosenttien perusteella. Kaikilla riveillä on ensin samanlainen koodi eli &KpMyynti ja sen jälkeen seuraa ALV-prosentti, tilin numero ja loppuosa on tilin nimi sellaisena, jollaisena se tulee kirjanpidon tapahtumariville. Merkitse myös vielä ALV-%.

&KpMyynti 22 1000 Myynti ALV 22%
&KpMyynti 12 1020 Myynti ALV 12%
&KpMyynti 0 1040 Myynti ALV 0%

Lopuksi merkitään se tili, jonne kerääntynyt arvonlisäverovelka ensin kirjataan. Kuukausittain ALV puretaan kirjanpidossa yleiselle ALV- velkatilille. &KpAlvtili 3360 ALV-velka

Vielä voidaan määrittää, kysytäänkö siirto kirjanpitoon.

&KpKys 0 ; Tiliöinti kysytään, jolloin voidaan tarkistaa tiliöinti pikkukirjanpito-ohjelmassa itsekin.

&KpKys 1 ; Tiliöinti suoritetaan kyselemättä. Reskontran tilikenttään tehdään aina merkintä siirrosta.

Jos kuitenkin eri myynnit on tarpeen suunnata tarkemmin omille tileilleen, siirto-ohjelmalle voidaan antaa oikea tilinumero laskun koodi- tai nimikentässä. Myyntitilien ALV-prosenttien kohdalle merkitään tässä tapauksessa sana KOODI tai NIMI:

&KpMyynti KOODI ... tai &KpMyynti NIMI ...

Koodi- tai nimikenttään tilinumero saadaan automaattisesti tuoterekisteristä, jossa jo voidaan määritellä mille tilille kunkin tuotteen tai palvelun tuotto kirjataan. Koodi- tai nimikentän käyttäminen tilinumerovihjeenä edellyttää, että jompi kumpi kenttä voidaan uhrata tähän käyttöön. Tilinumeron voi tosin muuttaa tai antaa vasta talletusvaiheessakin esim. koodikenttään. Kaikki käytettävät tilit on kontrollin vuoksi ilmoitettava ECS-tiedostossa ja tilejä voi ilmoittaa enintään 16 kpl. Jos tiliä ei löydy, ohjelma antaa virheilmoituksen eikä kirjaa laskua kirjanpitoon. Täydellinen esimerkki määrityksistä tässä tapauksessa:

&Kpnimi C:\1FOR_YOU\1KIRJANP\PROTO_L
&KpVastatili 2400 Myyntisaamiset
&KpKassatili 2410 Kassatili
&KpMyynti KOODI 1005 A-myynti ALV 22%
&KpMyynti KOODI 1006 B-myynti ALV 22%
&KpMyynti KOODI 1007 C-myynti ALV 22%
&KpMyynti KOODI 1020 X-myynti ALV 22%
&KpMyynti KOODI 1040 Myynti ALV 0%
&KpAlvtili 3360 ALV-velka
&KpKys 0 ; Tiliöinti kysytään ja voidaan tarkistaa itse.

Jos laskut pitää merkitä myös jollekin kustannuspaikalle, tehtävään on muutamia mahdollisuuksia. Lisää rivi &KpKpaikka ja sen perään jokin määrite. &KpKpaikka ? kysyy laskun siirron yhteydessä kustannuspaikkaa. $KpKpaikka 123 sijoittaa kustannuspaikaksi aina numeron 123. $KpKpaikka avaa tiedostossa olevat rivit valintalistaksi ja antaa mahdollisuuden valita kustannuspaikka. Rivit ovat muodossa "123 Kustannuspaikan nimi".

Reskontraohjelmissa kirjanpidon tilit määritetään asetusvalikoissa. Myyntireskontrassa määritys tehdään painamalla Alt-V. Valintalistan yläosassa määritetään pankkiyhteysohjelmiston tuoman viitetiedoston paikka. Alempana määritetään kirjanpidon nimi resurssienhallintataulun avulla (valitse oikea kirjanpito F8:lla). Sen jälkeen valitaan tilikartasta myyntisaamistili ja ALV- keräilytili. Alimpana on valinta, jolla siirto voidaan yleensä joko estää tai sallia. Ostoreskontrassa valinta tehdään vastaavasti, mutta asetusvalikko avautuu F3:lla. Valitse ensin kirjanpidon tiedostonimi, sen jälkeen tilikartasta ostovelkatili, ostotili ja ALV-saamisten keräilytili. Koska poikkeamat ovat tavanomaisia, siirto kysytään aina. Tällöin voit suorittaa tiliöinnin itse. Jos et halua siirtoa, aseta kirjanpidon tiedostonimen kohdalle *** - merkintä.

Värillisiä tulosteita

Laskupohja BLANKO_3 on korjattu tulostamaan myös värit HPDJ-sarjan värimustesuihkukirjoittimilla. Myös HPLJ6-ajuri tulostaa saman pohjan väreissä (esim. värilasereilla). Värejä on helppo korjailla itselle sopiviksi.