|
PalkanlaskentaPalkanlaskenta koostuu työnantajan maksaman palkan erittelystä työntekijälle, valtiolle, vakuutusyhtiöille ja ammattiyhdistyksille. Erittely suoritetaan kirjaamalla ohjelman palkkatapahtumaruudulle erilaisia palkkalajeja. Ohjelma arvioi näiden väliset keskinäiset suhteet kuten taulukkolaskentaohjelmassa ja laskee ennakonpidätyksen määrän, vakuutukset, maksettavan määrän jne. Laskennat tulostetaan palkkalaskelmina, palkkakortteina ja erilaisina tilastoina.
|
|
Palkkalajit, joita palkkatapahtumaruudulle kerätään, eivät ole pelkästään palkan eri lajeja, vaan palkanmaksun tarkisteita. Ne ovat tekijöitä, jotka siirtävät rahaa ja arvoja palkanmaksun yhteydessä. Palkanlaskenta muistuttaa monessa suhteessa tavallista kirjanpitoa, mutta on joskus teknisesti ja loogisesti mutkikkaampaa. Palkkana suoritetaan työnantajan toimesta rahaa ja luontoisetuja. Molemmat on kirjattava palkkatapahtumaan, ja molemmat jaotellaan palkkatapahtumassa useille eri saajille. Työntekijä ei saa käteensä kaikkea palkkaansa. Osa työstä tehdään varastoon vanhuuden päiviä varten; osa lapsia, sairaita ja työkyvyttömiä varten. Osansa ottaa myös yleishallinto kuluihinsa. Palkanlaskenta olisi helppoa, jos olisi vain yksi työehtosopimus ja maksut tapahtuisivat kaikilla standardin mukaisesti! Palkanmaksun tärkeimmät perustiedot sijaitsevat kolmessa vuosikohtaisessa tiedostossa; maksajarekisterissä, palkansaajarekisterissä ja palkkalajirekisterissä. Neljäs rekisteri on itse palkkatapahtumarekisteri. Kaikki tiedostot ovat DBF -muotoisia. Uusia tietueita voi lisätä rekistereihin joko loppuun tai sopiviin väleihin. F9:llä voi poistaa koko tietueen. Alt-F9:llä voi lisätä uuden tyhjän tietueen ennen ruudulla näkyvää. Ctrl-PgDn:lla pääsee loppuun ja siellä PgDn:lla voi lisätä uusi tyhjiä tietueita (talletus F2:lla). Ctrl-PgUp vie alkuun ja koko rekisteriä voi selata Alt-B:llä jonkun kentän mukaan. Etsintöjä voi tehdä näppäimillä F4, F5 ja F6. Yritysrekisteristä eli maksajarekisteristä (MAKS2006.DBF, MAKS2006 …) valitaan ohjelman käynnistyksessä palkkoja maksava yritys. Tätä ennen kuitenkin ilmoitetaan käsittelyvuosi. Ohjelman pääikkunana ja toiminnallisena keskiönä on palkkatapahtumarekisteri, joka on aina automaattisesti vuosi- ja yrityskohtainen (esim. P06_0015.DBF). Palkansaajat poimitaan palkansaajarekisteristä (HENK2006.DBF, HENK2006.DBF …), jossa ovat palkansaajien nimet, osoitteet, sotu, pankkitilit jne. Palkansaajarekisteri on vuosikohtainen ja lisäksi ehkä vielä palkanmaksajakohtainenkin. Palkan tekijät poimitaan vuosikohtaisesta palkkalajirekisteristä (TARK2006.DBF, TARK2006.DBF …), jossa ovat kaikki mahdolliset palkkaa ylentävät ja alentavat tekijät, tarkisteet. Näitäkin rekistereitä voi olla useita. Kuukausipalkan ja tuntipalkan määrä sekä ennakonpidätyksen asteikot ja laskutavat ovat tietenkin palkansaajakohtaisia ja tulevat useimmiten palkansaajarekisteristä. Palkanlaskentaohjelma avautuu helpommin perustoimintojen valikosta. Aluksi maksajarekisteri on tyhjä. Kuvakkeella palkanlaskenta avautuu asettamalla komentoriviksi esim. C:\1\1.EXE Palkat [yritysnimi] [vuosi]. Menusta ohjelma avautuu käskyllä RunW [yritysnimi] [vuosi]. MaksajarekisteriEnsimmäinen tehtävä on täyttää maksajarekisteriin omat yritystiedot. Maksajarekisteriin, jonka nimi on vuodesta riippuen esim. MAKS2006.DBF, MAKS2006.DBF jne., pääset tapahtumaruudulta joko ylävalikosta tai painamalla Alt-M. Uuden maksajan voit perustaa siirtymällä PgDn:lla tyhjään tietueeseen kortiston lopussa. Täytä kentät - ainakin vihreällä otsikoidut - ja talleta tiedot (F2). Osaa tiedoista tarvitaan vain erikoistilanteissa. Ruudun alimmalla rivillä on kenttäkohtaisia ohjeita. Jos haluat siirtää tapahtumat automaattisesti kirjanpitoon, valitse kirjanpito F4:llä ja ehdottomasti myös perusvastintili kirjanpidon tileistä F4:llä. Tälle tilille kirjataan työntekijän saama ja työnantajan maksama lopullinen rahasumma. Jos kirjaat palkat jollekin tositeryhmälle, merkitse kirjanpidon tilikarttanimen jälkeen tositeryhmän numero. Jos palkansaajarekisteri tai palkkalajirekisteri poikkeavat oletuksista (HENK2006.DBF ja TARK2006.DBF), perusta palkkatapahtumien ikkunan ylävalikosta (F1) uudet rekisterit. Näin jokaisella maksajalla voi olla persoonalliset palkkalajinsa ja oma henkilöstönsä. Anna rekistereille kuvaavat nimet ja valitse palkanmaksajarekisterissä F4:llä uusien rekistereiden nimet kenttiin 'Palkansaajarek:' ja 'Palkkalajirek.:'. Eri palkanmaksajat voivat tietenkin käyttää yhteisiäkin rekistereitä. Kolmelle pankkiyhteysriville kirjoitetaan pankin lyhenne (Nordia, OP, Sampo..), oman pankkitilin numero sekä kansio ja ehkä tiedostonimikin, johon palkanmaksun aineistot luodaan. Tämän jälkeen kirjoitetaan vielä pankin kanssa sovittu toistuvaissuoritusten maksajatunnus (9 numeroa, erota välilyönnillä). Palkanlaskennan oletuskirjoittimena on Windowsin oletuskirjoitin. Palkansaajarekisteri Palkansaajarekisterin täyttäminen on tehtävä huolellisesti, koska virheellinen tieto voi aiheuttaa taannehtivia ja vaikeasti korjattavia virheitä. Palkansaajien oletusrekisteri on HENK2006.DBF (HENK2007.DBF jne.), mutta palkanmaksajakohtaisesti voidaan perustaa uusiakin rekistereitä (ylävalikon kohta). Palkansaajarekisteriin pääset ylävalikosta tai painamalla Alt-H. Kenttien lukumäärä on melko suuri ja ruutu on ahdettu melkein täyteen. Kaikki tärkeät asiat ovat kuitenkin nähtävissä yhdellä kerralla. Henkilön perustietojen täyttäminen on edellytys muiden tietojen täyttämiselle. Ainakin vihreällä otsikoidut kentät on täytettävä. Jos jonkun kentän oikeellisuus voidaan jotenkin tarkistaa, ohjelma tekee sen ja ilmoittaa havainnoistaan. H-ryhmänro -kentän perusteella voidaan perustaa palkkatapahtumia henkilöryhmittäin (tapahtumaikkunassa F6:lla). Alaosan kenttiä tarvitaan mm. työtodistuksissa. Ansiot- ja SisM-kentät (sisäinen muistio) ovat vapaamuotoisten tekstien kenttiä. Niihin voi kirjoittaa esim. henkilön työhistoriaa yms. merkintöjä. Alt-P:llä voit tulostaa mm. työtodistuksen. Keskimmäisessä lokerossa on hyvin tarkkaan täytettävät kentät. Autotarkiste-kenttään voi valita F4:llä ne palkkalajit, jotka tulevat henkilölle oletuksina, kun henkilö valitaan palkkatapahtumaan palkanmaksua varten. Palkkalajiin voi liittää myös oletusarvon ja määrän. Esim. 400/500.00 tarkoittaa, että henkilölle tulee automaattisesti palkkalaji 400 (luontoisetu) ja sen arvona on 500 euroa. Harvinaisiin palkkalajeihin voi asettaa vielä määräksi 0: 106/180/0, jotta palkkaa ei kirjattaisi vahingossa. Jos rivi ei riitä, F3:lla voi avata erillisen tiedoston automaattisia palkkalajeja varten. Siellä kukin palkkalaji kirjataan mahdollisine arvoineen ja määrineen omille riveilleen (+mahdollinen selite). Tuntipalkka, palkkajakso, kuukausipalkan jakaja (KKP-jak) ja kuukausipalkka ovat palkan perustekijöitä. Valuuttakenttä jäänee eurovaluutan aikana tarpeettomaksi. Ennakonpidätystyyppi vaikuttaa ratkaisevasti ennakonpidätyksen laskentaan. Kumulatiivinen pidätys on tarkin, mutta se edellyttää, että vuosiansio- ja lisäprosenttikentät on täytetty verokortista. Kumulatiivinen laskenta huomioi maksetun palkan ja ennakonpidätyksen laskentakauden alusta alkaen, jolloin ennakonpidätys on oikea palkkasummien muuttuessakin. Ohjelma laskee ennakonpidätyksen veropäivien perusteella. Huomaa myös kenttä, jossa ilmoitetaan verokortin voimaan astumispäivä. Jos henkilöllä on portaikkokortti, kopioi tarkkaan eri veroprosentit ja rajat oikeisiin kohtiinsa. Huomaa, että perusprosentti on aina omassa kentässään ja otetaan siitä. Lisäprosenttia portaikkokortissa ei käytetä, koska portaikkolaskenta huomioi vain eri prosenttien katkorajat. Jos verokortin alkamispäivä muuttuu, muista merkitä se kenttään 'EP% alkupv.:'. Huomaa, että kenttään on merkittävä palkan kertymisen alkupäivä, jos uusi prosentti on voimassa jo silloin. Tarkista ohjelman tekemä ennakonpidätyksen laskenta ennakonpidätyksen laskentavaihetilastosta (Alt-F8). Lomapalkkojen laskennassa tarvitaan tieto kenttään 'LomaPlkT:' eli lomapalkkatyyppi. Tyyppi selviää työsopimuksesta. Valitse INS -näppäimellä. Tulosteet tarvitsevat lisäksi monia muita kenttiä, esim. verokunnan. PalkkalajitOhjelman mukana tulee lähes 100 yleisintä palkkalajia. Valmiit määritykset eivät kuitenkaan vähennä tarvetta tutustua oman alan työehtosopimuksiin, koska eri sopimustyypit poikkeavat huomattavastikin toisistaan. Palkkalajit sisältävät arvoja, jotka eivät sovellu kaikille työsopimustyypeille. Oletusrekisterin nimi liittyy muiden rekistereiden tavoin vuoteen, esim. TARK2006.DBF, TARK2006.DBF jne. Huomaa, että jokainen ohjelmistopäivitys korvaa palkkalajirekisterin uudella tai päälle kopiointi kysytään; jos siis olet muuttanut oletusarvoja, muuta ne päivityksen jälkeen takaisin. Palkanmaksajakohtaisesti voidaan perustaa uusiakin peruspalkkalajirekistereitä (ylävalikon kohta), jos palkkalajien arvot ovat hyvin omintakeisia tai poikkeavat eri maksajilla. Kätevä ja hyvin suositeltava tapa lisätä omia "erikoispalkkalajeja" on peruspalkkalajirekisterin lisänä oleva "oma palkkalajirekisteri" OMAT2006.DBF (OMAT2006.DBF jne.). Tähän rekisteriin ohjelmapäivitykset eivät koske! Omat palkkalajit ovat täysin samanvertaisia peruspalkkalajien kanssa, mutta ne ovat vain eri tiedostossa. Omat palkkalajit kannattaa numeroita 1000 alkaen. Osa palkkalajirekisterin tiedoista (prosenttiosuuksia ja laskentaperusteita) voi myös tulla palkansaajarekisteristä. Palkkalajirekisterin muokkaukseen pääset palkkatapahtumaruudusta painamalla Alt-V, omien palkkalajien rekisteriin painamalla Alt-Shift-V. Käy lävitse kaikki ne palkkalajit, jotka ovat tarpeen omassa palkanmaksussasi, ja korjaa summat, prosentit ja laskentaperusteet oikeiksi. Ohjelman mukana tulevaan rekisteriin pyritään saamaan mahdollisimman oikeat tiedot, mutta ne ovat nopeasti vanhentuvia. Soveltumattomia palkkalajeja ei tarvitse poistaa. Osa palkkalajeista kohdistuu lähes aina tietyille palkansaajille. Automaattisten palkkalajien numerot kannattaa kirjoittaa henkilörekisterin kenttään 'Autotarkiste' (tai F3:lla erilliseen tiedostoon), näin säästytään turhilta valinnoilta. Osalle palkkalajeista voi kirjata myös oletusarvot (400/800.00/1). Yläosassa on palkkalajin tunnistetiedot. Numerointi on osittain sidottu; älä siis muuta numerointia tai palkkalajien loogista asemaa (mm. 100-120, 600-601, 800, 990). Valuuttakentän arvoa tarvittaneen vuoteen 2002 asti. Kenttää Plajiyhteys saatetaan tarvita ilmoittamaan palkkalajien keskinäisiä prosentuaalisia riippuvuuksia (valinta F4:llä). Palkkalajin arvon lähde määritetään useimmiten kentässä 'Yhteydet/lähteet'. Kuukausipalkan tai tuntipalkan määrää ei ilmoiteta palkkalajirekisterissä vaan henkilörekisterissä (KKP, TPLK). Jokin palkan lisä voi esim. olla prosentuaalisesti riippuvainen laskennallisesta tuntipalkasta (ei siis palkkalajituntipalkasta). Palkkalajin ilmoittama toimenpide siirtää aina varoja johonkin ja jostakin pois. Sen vuoksi ruudun keskiosassa on kaksi kenttää; Debet ja Kredit kuten kirjanpidossa. Palkkalajeilla säädellään todellisia palkanlaskennan palkkatilejä. Nämä tilit avautuvat valintaikkunaan tyhjässä kentässä Enterillä ja muulloin INS:llä. Huomaa, että tietue on lukittu, jos yläosan pakolliset tiedot ovat kirjoittamatta! Palkkatilejä on vähemmän kuin palkkalajeja. Näitä ei saa sekoittaa keskenään! Palkkatilejä ovat esim. henkilön todella saama kuukausipalkka, tuntipalkka, luontoisedut, ennakonpidätys, vakuutukset jne. Nämä tilit saavat erilaisia arvoja sen perusteella, mitä palkkalajeja palkkatapahtumiin valitaan ja mitä niille annetaan arvoiksi. Palkkatilien perusteella määritetään lisäksi toisia palkkatilejä. Esimerkiksi ennakonpidätyksen määrä (tili 50) lasketaan työntekijän saamien erilaisten palkkalajien kokonaissummasta, veronalaisesta kokonaistulosta (tili 61). Tulostuksessa tulostetaan usein palkkatilien arvoja. Tulostus voidaan tosin osittaa palkkalajikohtaisestikin. Palkkalajin rahallisen arvon määrittää joko jokin absoluuttinen summa, prosenttiosuus jostakin tai palkkalajin perusteet määritetään vasta palkkatapahtumassa. Prosenttiosuus tarvitsee aina perusteen, josta osuus lasketaan. Sen voi valita Enterillä omassa kentässään. Väärin valitun sisällön voi poistaa DEL -näppäimellä. Monen palkkalajin kohdalla tarkat summat annetaan vasta kirjausvaiheessa. Huomaa myös kenttä KTA, jolla määrätään, lasketaanko tämä palkkalaji keskituntiansioon. Kirjoita alaosaan aina tarkka selostus palkkalajista. Kirjanpidon tilinumerot on täytettävä, jos palkkatapahtumat siirretään automaattisesti kirjanpitoon (KP Debet ja KP Kredit). Oletustilinumeroina ovat PROTO_YL -kirjanpidon tilinumerot. Älä turhaan muuta tilinumeroiksi oman tilikarttasi numeroita, vaan muunna numerot oikeiksi muuntotiedostossa (.TNM), jonka muokkaukseen pääset palkkatapahtumaruudun ylävalikosta. Osa palkkalajeista tarvitsee sekä Debet että Kredit -tilien numerot. Osa kirjataan vain toiselle puolelle, koska vastatili määräytyy laskennallisesti siirron yhteydessä. Näitä tilejä ovat mm. ennakonpidätys, työntekijän vakuutusmaksut ja jäsenmaksut. Kirjoita muuntotiedostoon tilinumeroiden muunnokset rivimuotoon muutettava nro = oman tilikartan numero ja selitys, esim. 5100 = 5600 Kiinteät kuukausipalkat. Palkkalaji 990 on erikoinen muistiopalkkalaji, jota tarvitaan palkkatapahtumaan liittyvien erikoistietojen tallentamiseen. Kun palkkalaji 990 valitaan, ruudulle avautuu tekstieditori, johon voi kirjoittaa vapaamuotoisen, palkkatapahtumaruutuun liittyvän tekstin, enintään 2000 merkkiä (esim. työtietoja, poikkeavuuksia jne.). Muistio tallentuu .BMU -päätteiseen tiedostoon tapahtumakohtaisesti. Kun muistiotietue on luotu, sen voi avata koska tahansa Alt-F6:lla ja muokata edelleen. Muistio tulostuu automaattisesti palkkalaskelman loppuun (koodilla $PlkHMuistio). Palkkalajiriville tulee numero 990 ja kustannuspaikkakenttään muistiotietueen numero (EXT nro). PalkkatapahtumatPalkkojen kirjaus tapahtuu täyttämällä palkkatapahtumaikkunan kenttiä. Aluksi valitaan palkansaaja F4:llä. Samalla tulee sisältö kenttiin HenkNro (palkansaajan henkilönumero), EpTyyppi (ennakonpidätystyyppi) ja Valuutta. Aika -kenttään merkitään palkan kertymäaika. F4:llä saa oletusajan. ArvoPv -kenttään merkitään määritetty palkanmaksupäivä eli arvopäivä (ei ole palkan 'lähtöpäivä'). Tämä päivä siirtyy mm. kirjanpitoon ja pankkiin palkkojen arvopäiväksi. Kenttä on siis pakollinen! Työpv -kenttään merkitään todelliset työpäivät ja työpäivien veroiset päivät. Tätä kenttää tarvitaan mm. kesälomapalkkoja laskettaessa ja maksettaessa. Aika-kenttä (palkan kertymä) on hyvin tärkeä, koska sen perusteella ohjelma laskee mm. veropäivät ennakonpidätystä varten ja arvioi lomaoikeuden. Maksettu -kenttä täyttyy tai täytetään silloin kun palkat todella maksetaan, samoin täyttyvät Status- ja EnnPid-kenttä. Jos Maksettu -kentässä on merkintä, muut kentät lukittuvat automaattisesti - palkka on maksettu eikä sitä voi sen vuoksi enää muuttaa! Jos ennakonpidätys on määritetty kenttäänsä (EnnPid) tai maksupäivä on täytetty, ohjelma ei enää laske ennakonpidätystä. Lukkiutuminen ei kuitenkaan ole lopullista, vaan tietueen voi avata koska tahansa Alt-C/Alt-X:llä tai tyhjentämällä Maksettu- ja EnnPid -kentät. Sen jälkeen laskennan voi tehdä/tarkistaa Alt-E:llä uudelleen. Status-kenttään tulevat ohjelman sisäiset merkinnät siirroista kirjanpitoon ja pankkiyhteysohjelmistolle sekä lomapäivien lukumäärä. Ylävalikosta tai F11:llä siirtomerkinnät voi poistaa. Peruspalkkalajit tulevat ruudulle henkilöä valittaessa, jos henkilön Autotark -kenttä on täytetty. Muutoin palkkalajit valitaan Enterillä tai F4:llä palkkalajien listasta - älä siis kirjoita numeroita! Listasta voi hakea alkunumeroilla tai F4:llä. 1:llä alkavat palkat, 2:lla lisät, 3:lla ylityöt, 4:llä luontoisedut, 5:llä korvaukset, 6:lla EP ja STM, 7:llä vakuutukset, 8:lla jäsenmaksut ja 9:llä muut. Toiset palkkalajit tuovat valmiiksi arvon tapahtumaan (esim. prosenttiluku, tuntipalkka tai lisän rahallinen arvo), mutta toisiin on arvo asetettava tilanteen mukaan itse. Usein määrä on asetettava itse (esim. tuntipalkat). Muista valita myös ennakonpidätys! Tarkista rivisummasta tulosten oikeellisuus. Huomaa, että joidenkin palkkalajien arvot riippuvat ruudulla olevista summista. Näissä tapauksissa valintajärjestys on tärkeä: ensin se palkkalaji, josta myöhempi riippuu. Ennakonpidätys on poikkeus; se lasketaan aina vasta kaikkien muiden palkkalajien laskennan jälkeen. Normaaliin palkanmaksuun ruudulla voi tulla esim. rivit: kuukausipalkka, ilta- yms. lisät, ylityötuntipalkat, TT:n TEL-maksu, TA:n TEL-maksu, STM ja ennakonpidätys. Osan maksuista työnantaja voi maksaa tosin ennakkoinakin. Rivien järjestyksellä ei ole väliä, jos palkkalajit eivät riipu toisistaan. Voit kuitenkin vaihdella rivien järjestystä Alt-Z:lla. Huomaa, että rivejä on kaikkiaan 30 kpl, osa riveistä on vain piilossa; niille riveille pääset nuolella alaspäin. Ohjelma laskee jokaisen lisäyksen jälkeen ruudulla olevat arvot rivikohtaisesti oikealle puolelle ja alaosaan erilaiset kokonaissummat. Oikeassa reunassa on erilaisia määritteitä riveistä (F12: %-osuus, KP-tili, maksusuunta). Kone laskee palkkatapahtumien rivit nopeasti ja käyttää apunaan palkkalaji-, maksaja- ja henkilörekisterissä olevia tietoja. Ennakonpidätys on herkin erilaisten perustekijöiden muutoksille. Jos epäilet EP:n olevan virheellinen, pakota ohjelma arvioimaan tilanne uudelleen painamalla Alt-W, jolloin koko palkkakortisto käydään lävitse ja kaikki mahdolliset muutokset arvioidaan uudestaan. Kaikkein tärkein ennakonpidätyksen määräytymistä selvittävä ruutu on laskentavaihetilasto, johon pääsee ylävalikosta (tai Alt-F8). Tilasto on erilainen eri pidätystyypeille. Tarkista EP:n laskenta ja sen perustana olevat arvot tästä tilastosta ja korjaa mahdolliset alkutiedot (prosentit, ajat, rajat). Laskennan näennäinen helppous ei poista sitä tosiasiaa, että tietokone on vain ihmisen käsien ja silmien jatke, laskennan apuväline. Suhtaudu sen vuoksi laskentatulokseen aina varauksellisesti; jossakin rekisterissä voi olla vääriä tietoja, vääriä yhteyksiä ja ohjelmakin voi ymmärtää jonkun asian toisin kuin odotat. Kone tai ohjelma ei ole vastuussa virheestä, vastuu on aina ihmisellä, palkanlaskijalla! Palkanlaskennan tilastot ja tulosteetMoni tärkeä asia on nähtävissä heti ruudulta. Muutamat tilastot ovat saatavissa ylävalikosta tai esim. pikavalinnalla Alt-F8. Valikosta avautuvat ennakonpidätyksen laskentavaihetilasto, keskituntiansiotilasto vuosineljänneksiltä ja henkilön palkkatilasto. Maksamattomat ja siirtämättömät palkkatapahtumat näet painamalla F10. Tärkein tarkasteltava on ennakonpidätyksen laskentavaihetilasto, joka on muodoltaan erilainen eri ennakonpidätystyypeillä. Tästä tilastosta näet ne perusteet, joilla ohjelma on laskenut ennakonpidätyksen. Myös kirjaus- ja merkintävirheet paljastuvat nopeasti. Tulostukset ja niihin liittyvät laskennat suoritetaan tulostusmallien avulla. Mallit valitaan valintalistasta, joka avautuu ylävalikosta, F7:llä tai Alt-P:llä. Valintarivillä on tulosteen kuvaus. Tulostusmalleja voi muokata myös itse ja tehdä tarvittaessa lisää eri käyttötarkoituksiin (päätteeksi .PFR). Tulostusmallit ovat tavallisia tekstitiedostoja, joissa on tekstiä ja ohjelman sisäisten muuttujien koodeja. Koodit ohjelma tulkitsee luvuiksi tai erikoiskäskyiksi. Jotta vältyttäisiin turhilta papereilta, tulosteet tulevat ensiksi ruudulle, jossa tulosteen oikeellisuuden voi tarkistaa ainakin ylimalkaisesti. Jos valitset tulostuksen vain ruudulle, tulosteeseen ei tule kirjoittimen ohjauskoodeja, jolloin näkymä on selkeämpi. Vain silloin, jos et valitse ruudulle tulostusta, ohjelma kysyy ESC:n tai Enterin jälkeen tulostuksen aloittamista kirjoittimelle. Ohjainkoodit sumentavat hieman ruutukuvaa. Tarkista tulostusasetukset! Jos kirjoittimesi on puhdas Windows-tulostin (esim. Canon), tulosta kirjoitinajurilla WINPRINT.PDR. Palkkatapahtumaikkunan ylävalikossa (tai F7) valittavina ovat mm. palkkalaskelma, palkkakortti, palkkatodistus, palkkakooste, EP/SOTU-tilasto, maksumääräyslista sekä erilaisia palkkalajitilastoja. Tulostetta rakennettaessa ohjelma kysyy lisäksi monia muita asioita (aikarajoja, alaryhmiä, järjestystä jne.), joilla tulosteiden ominaisuuksia voi muuttaa vielä suurestikin. Vuosi- ja kuukausi-ilmoituksia varten tärkeitä tulosteita ovat 'Henkilöiden palkkalajitilasto ajalta/vuoden alusta' ja 'Todistukset henkilörekisterin kaikille palkansaajille'. Myös näiden alla on monta lisävalintaa. Henkilörekisterissä valittavina tulosteina ovat esim. työsopimus ja työtodistus. Palkkalajirekisteristä saa palkkalajilistauksen joko palkkatilimäärityksin tai kirjanpitomäärityksin. PalkanmaksuVaikka palkanlaskentaohjelmasta olisi hyötyä jo laskentavälineenäkin, se helpottaa rutiineja erityisesti juuri palkanmaksun yhteydessä. F8:lla käynnistyvän palkanmaksun yhteydessä etsitään maksamattomat palkat, merkitään palkanmaksupäivät, tulostetaan palkkalaskelmat ja suoritetaan tietojen siirtoja kirjanpitoon ja pankkiohjelmistolle. F10:llä näet maksamattomat palkat. Tarkista ennen palkkojen maksua, että kaikki arvot ja määritykset ovat kohdallaan. Aluksi kannattaa toimintoja tehdä varovaisemmin (esim. yksitellen). Onko maksajarekisterissä pankkiohjelmistolle oikea kansio- ja tiedostonimi sekä maksajatunnus. Palkanmaksun voi tapahtumista peruuttaa joltakin maksupäivältä ylävalikosta (tai Shift-F8), mutta toimenpide vain poistaa palkanmaksuun liittyvät merkinnät. Siirrot muualle (kirjanpito, pankkiohjelma, OR) on peruttava siirtojen kohdeohjelmissa. Pankkiohjelmistolle siirrettyjä tiedostoja voi ja kannattaa tarkastella ylävalikon valinnalla 'Esitä siirtotiedostot (TS)'. Mikäli mitään siirtoja ei haluta tehdä, vaan ainoastaan tulostetaan palkkalaskelmat ja ehkä maksumääräyslista pankille, palkkatapahtumia voi lukita yksitellen maksetuiksi pikanäppäimellä Alt-E. Ohjelma kirjoittaa palkan maksupäivän omaan kenttäänsä, samoin se kirjoittaa ennakonpidätyksen määrän ja lukitsee sen. Lukinta on välttämätön sen vuoksi, että ennakonpidätys voi olla poikkeuksellisesti muukin kuin palkansaajarekisterin määräämä. Myös kumulatiivinen ennakonpidätyksen laskenta edellyttää, että jo maksetut ennakot ovat lukittuja ja muuttamattomia. Tietyn arvopäivän kaikki palkkalaskelmat voi tulostaa Ctrl-F8:lla. LomapalkatLomapalkkojen ja -korvausten laskenta poikkeaa eri sopimustyypeissä huomattavastikin. Yleisin on vuosilomalain mukainen laskenta. Ykkönen voi myös laskea muiden sopimustyyppien mukaiset vuosilomapalkat (Kuukausipalkka, Vuosilomalaki, Lomapalkkasopimus, 1_Viikko). Tarkista oman alasi käytäntö työehtosopimuksesta. Jotta lomapalkan laskenta olisi mahdollista, ohjelman on tiedettävä melko monta asiaa työntekijästä ja hänen työhistoriastaan. Merkitse ensin henkilörekisteriin (Alt-H) palkansaajan kaikki normaalit pakolliset tiedot (vihreät otsakkeet) ja lisäksi työsopimuksen alkuaika, lomapalkkatyyppi (kenttä LomaPlkT) ja kuukausipalkan jakaja (KKP-jak). Palkkalajirekisteristä lomapalkkojen laskennassa käytetään kiinteästi palkkalajeja 110 (lomapalkka) ja 119 (lomakorvaus). Pl 119 on käytössä silloin, kun lomakuukauden minimiehto ei täyty. Jos lomakorvausta (joskus työsuhteen jatkuessa käytetään myös nimitystä lomaraha) ei makseta; syntyneen rivin voi poistaa tapahtumalta. Mikään ei tietenkään estä laskemasta ja muuttamasta palkan ja korvauksen määriä käsin, mutta silloinkin työntekijä oletettavasti haluaa tietää laskentaperusteen. Lomapalkan määrä riippuu ratkaisevasti henkilön työhistoriasta. Sen vuoksi kaikkien aikaisempien palkkatapahtumien on oltava oikeita ja varustettu tarpeellisin tiedoin. Palkkatapahtumien on oltava merkittyjä maksetuiksi (Maksettu + EnnPid). Sen lisäksi tapahtumissa on oltava tehtyjen työpäivien lukumäärä (Työpv) tai tuntipalkkalaisilla tehtyjen työtuntien lukumäärä palkkalajiriveillä. Ohjelma ei muutoin voi päätellä näitä mistään. Ne tuntipalkkalajit, joiden tunnit otetaan mukaan, ovat merkittynä palkkalaji 110:n 'Yhteydet/lähteet' -kentässä. Huomaa, että myös työssäolopäivien veroiset päivät on merkittävä. Tällaisia päiviä ovat mm. vuosilomapäivät, viikkotyöajan tasauspäivät, esteelliset päivät, kertausharjoituspäivät, opintovapaapäivät (myös palkattomat!), lomautuspäivät, sairauspäivät ja luottamustehtäväpäivät. Lomapalkkaa maksetaan vain niiltä kuukausilta, jolloin päiväminimi ylittyy (yleensä min 14pv/kk) tai tuntiminimi ylittyy (yleensä min 35t/kk). Määritä palkkalajille 110 ne tuntipalkkalajit, joista tehdyt työtunnit lasketaan. Erityisesti on huomattava, että palkka on ohjelmalle maksamaton niin kauan, kunnes palkan todellinen maksupäivä on merkitty kenttään 'Maksettu'. Samalla on tarkistettava myös, että ennakonpidätys on sidottu johonkin pysyvään arvoonsa (EnnPid). Jos ohjelma on otettu käyttöön loman ansainta-ajan jälkeen, myös aiemmat kuukaudet on kirjattava ohjelmaan vaikkapa vain yhtenä tapahtumana. Loman määräytymisaikahan on 1.4.-31.3. Jos tapahtumat sijoittuvat samalle vuodelle, kirjaa ne mihin kohtaan vain, mutta kirjaa päiväykset tarkasti. Jos tapahtumat sijoittuvat edelliselle vuodelle, avaa edellinen vuosi (esim. Shift-F5) ja kirjaa tapahtumat sinne. Koko puuttuvan ajan voit kirjata yhtenä tapahtumana, esim. 1.4.2000-31.12.2000, palkkojen yhteissumma ja työpäivien määräksi esim. 135. Ohjelma jakaa palkan ja työpäivät tasan eri kuukausille. Jos kuitenkin jokin kuukausista on jäänyt aikanaan vajaaksi tai erilaiseksi, kirjaa se erilleen. Kun valitset ylävalikosta lomapalkkojen laskennan tai kun valitset tapahtumariville lomapalkkalajin eli palkkalajin 110 (F4:llä), ohjelma siirtyy automaattisesti lomapalkkojen laskentamääritysten ikkunaan. Ennen kuin laskenta on valmis, ohjelma kysyy pidettävien lomapäivien lukumäärää. Oletuksena on ohjelman laskema lomapäivien maksimi. Lomapalkka lasketaan pidettävien lomapäivien mukaiseksi. Sen jälkeen ohjelma esittää ruudulla yksityiskohtaisen laskentatilaston, jonka voi tulostaa (P tai Enter). Lopuksi ohjelma ehdottaa lomapalkan ja mahdollisesti lomarahan kirjaamista. Samalla kirjataan status-kenttään pidettävien lomapäivien ja maksimipäivien lukumäärä (esim. 14/19, muuta F11:llä). Pidettyjen ja pitämättömien lomapäivien lukumäärä kirjautuu myös palkkakorttiin. Jos laskenta meni jollakin tavoin väärin, tapahtumarivin voi poistaa (status-kenttääkin voi olla tarpeen muuttaa F11:llä).
Yhteydet kirjanpitoon ja pankkiohjelmiinPalkkatapahtuman kirjaus kirjanpitoon on usein mutkikas tehtävä, työ kannattaa sen vuoksi määrittää palkanlaskentaohjelman tehtäväksi. Tarkista ensin käytössä olevien palkkalajien debet- ja kredit -tilien määritykset. Osa tarvitsee molemmat tilit, osa vain toisen, osa ei mitään. Luontoisetuja ei kirjata kirjanpitoon. Vain toinen tili (useimmiten kredit) tarvitaan esim. työntekijän vakuutuksissa ja ennakonpidätyksessä. Nämä palkkalajit pienentävät automaattisesti työntekijälle maksettavaa rahamäärää (kirjanpidossa palkkavelkatili, joka tyhjenee kun palkka todella poistuu työnantajan tililtä). Muista valita maksajarekisteriin oikea kirjanpito ja perusvastintili (F4). Perusvastintili on palkkavelkatili tai pankkitili. Palkkalajirekisterissä on jokaisen palkkalajin yleistilikartan mukainen ohjetili. Älä muuta sitä oman tilikarttasi mukaiseksi, vaan ohjaa se oikeaksi muuntotiedostossa (ylävalikko): muutettava nro = oman tilikartan numero ja selitys, esim. 5100 = 5600 Kiinteät kuukausipalkat. Siirto kirjanpitoon tapahtuu palkansaajakohtaisesti, jolloin korjauksiakin on helpompi tehdä. Yksi palkanmaksu voi aiheuttaa kirjanpitoon 1-5 ruudullista kirjausrivejä, palkkalajien määrästä riippuen. Kirjanpitoyhteyden määritys tapahtuu maksajan rekisterissä, jossa ilmoitetaan tilikartan sijainti (valitse F4:llä). Valitse F4:llä myös rahapalkan perusvastintili eli se tili, jolle todella maksettavan rahamäärän kredit -summa tulee. Tämä tili voi olla esim. taseen palkkavelkatili tai - jos palkat maksetaan heti - normaali pankkitili. Palkanlaskennan ja kirjanpidon välisen yhteyden ymmärtämiseksi pitää selvittää itselleen kirjauksen logiikka. Yksittäisten rahaerien vastintilit voivat olla joko aivan selviä tai sekoittua keskenään. Joissakin palkkalajeissa on vain debet-tili, joissakin kredit-tili ja joissakin molemmat. Palkkatapahtuma ei siirry kirjanpitoon aivan sellaisenaan, vaan muutettuna kirjanpidon vaatimusten mukaiseksi. Yhdestä palkkatapahtumasta voi myös syntyä 1-5 kirjanpidon tapahtumasivua. Sivun jatkumisen merkkinä on kolme pistettä (...) jossakin kohtaa selitekentässä. Työntekijälle maksettava rahamäärä on ensimmäisenä ja kirjattu palkkavelkatilille. Palkat ja palkkaan verrattavat erät kirjataan tuloslaskelman palkkamenojen tilille. Lisät ja korvaukset voi kirjata omallekin tililleen. Ennakonpidätys kirjataan vain kreditiin, koska sen vastintilinä on oikeastaan palkan bruttotili. Vastaavasti kirjataan työntekijän kaikki vakuutukset ja jäsenmaksut. Sotumaksut eivät ole työntekijältä pois; sen vuoksi sotu kirjataan menoksi tuloslaskelmaan ja velaksi taseeseen. Samoin kaikki työnantajan maksamat vakuutukset. Esimerkki kirjauksista: Palkan voi siirtää myös suoraan pankkiohjelmistoon,
jolla maksut siirretään pankkiin ja palkansaajien tileille.
Pankkiohjelmia ovat mm. Solo, Kultalinkki, Leonia-Linkki jne. Ykkösen
palkanlaskentaohjelmisto voi tehdä valmiin siirtotiedoston (LM03
tai toistuvaissuoritus) näille ohjelmistoille palkanmaksun
yhteydessä. Jotta siirtotiedoston luonti onnistuisi, ohjelma
tarvitsee tietyt tiedot tarkkaan. Täytä sen vuoksi
maksajarekisterissä kaikki omat tiedot oikeiksi. Nimi, Y-tunnus ja
pankkitili ovat pakollisia. Kirjoita Y-tunnus sellaisena kuin olet sen
saanut, siis väliviivan kanssa; ohjelma muuntaa tunnuksen
välitystiedostoille sopivaksi. Palkansaajan nimen ja pankkitilin
numeron tulee myös olla oikeita. Jos ohjelma havaitsee virheitä
tiedoissa, se keskeyttää toiminnan. Ilmoita myös missä kansiossa
ja vielä ehkä tiedostossakin pankkiohjelmisto haluaa
nähdä siirtotiedoston. Esim:
| 
|
|
