Pääsivulle Yleistä Palkanlaskenta Laskutus Kirjanpito Reskontrat Tulostus Muut

Muutamia aiheita palkanlaskennasta

Maksajarekisteri, henkilörekisteri ja palkkalajirekisteri

Maksajan, palkansaajan ja palkkalajien perustiedot muuttuvat vuosittain. Sen vuoksi kaikki nämä rekisterit luodaan automaattisesti jokaiselle palkanmaksukaudelle (=kalenterivuodelle). Ohjelma myös käyttää automaattisesti oikeita rekistereitä. Rekisterien nimet ovat vuonna 2006: MAKS2006.DBF,  TARK2006.DBF ja HENK2006.DBF. Kun imuroit TH2006 -päivityksen, saat myös uusimmat palkkalajirekisterin.

Palkanlaskentaohjelman ainoa valmiiksi täytetty rekisteri on palkkalajirekisteri (TARK2006.DBF). Siihen on tehty koko ajan pieniä muutoksia ja lisäyksiä - näin edelleenkin esim. työsopimusten muuttuessa. Rekisteriin pyritään sijoittamaan kaikkein yleisimmät palkkalajit. Palkkalajeja voi ja useimmiten pitääkin muokata käyttäjänkin toimesta - kuitenkin mieluiten vain palkkakausien vaihteessa. Käyttäjän omat palkkalajit sijoitetaan näille tarkoitettuun rekisteriin (OMAT2006.DBF, OMAT2007.DBF jne.). Ohjelmapäivitys ei silloin pyyhi käyttäjän tekemiä palkkalajeja ylitse. Omat palkkalajit ovat ohjelman kannalta samanveroisia kuin yleispalkkalajitkin ja ovat valittavissa normaalisti F4:llä. Muokkaus Alt-Shift-V.

Ovatko aikamääritykset oikein?

Palkanlaskenta on hyvin aikasidonnaista laskentaa. Sen vuoksi ajat ja toimintojen järjestykset ovat hyvin kriittisiä. Kone uskoo melko sokeasti ne aikamääritykset, jotka kirjoitat kenttiin. Todennäköisesti virheellisien arvojen arviointia voidaan tosin vähitellen lisätä. Varmista, että jokaisessa palkkatapahtumassa on palkan kertymäaika selvästi ja oikein, esim. 1.5.2006-31.5.2006, samoin palkan arvopäivä.  Palkka on niin kauan maksamaton, kunnes palkan maksupäivä on täytetty. Älä kirjoita tavanomaisia lyhennelmiä, esim. 1-31.5/06 tms. Ennakonpidätyksen laskennassa on tärkeää merkitä henkilörekisteriin sen palkanmaksun alkupäivä, josta lähtien verokortti on voimassa. Huomaa, että vaikka perusteet muuttuisivat 1.6., muutos voi tulla voimaan esim. jo 15.5. alkavaan palkan kertymäkauteen. 

Palkanmaksun tulosteet

Palkanmaksu edellyttää monenlaisia tulosteita ja niihin täsmälleen oikeat tiedot. Malleihin on koko ajan tehty korjauksia ja muutoksia Ykkösen käyttäjien aloitteesta. 

Tulostusmalleja voi varovaisesti myös itse muutella. Koodeihin ($...) ei kannata koskea, mutta tekstejä voi muuttaa. Tulostuvan tekstin molemmissa päissä on sitaatit ("Tämä on tekstiä"). Rivinvaihto tehdään ainoastaan koodilla $LF. Fontit määritetään esim. #Times 14, #Courier 12. Lihavointi on #Bold ja normaali teksti #Norm. Kirjoituspään saa tiettyyn kohtaan vasemmasta reunasta koodilla #Mm xx (xx millimetreissä).

Huom! TH2006:ssa oletustulostinajuri on WINPRINT.PDR ts. tulosteet tehdään normaaleina Windows-tulosteina. Jos haluat käyttää jotkai muuta ajuria, merkitse kirjoitin maksajarekisterin (Alt-M) alimmalle riville (esim. PDR HPLJ6). Käytä kuitenkin vain Ykkösen mukana tulleita kirjoitinajurinimiä, PDR-päätettä ei tarvita. Alimmalla rivillä voit myös määrittää tulostusportin/kohteen ja alkumarginaalin, siis esim.:

PDR HPLJ6 OUT PRN MRG 4
 

Muutokset palkkalajeihin, henkilötietoihin ja maksajatietoihin!

Palkanmaksun lopputulosta määräävät myös hyvin monimutkaiset ennakkoehdot ja määritykset. Nämä perustekijät, jotka sijaitsevat palkkalajirekisterissä, palkansaajarekisterissä ja maksajarekisterissä, ovat pysyvästi sidoksissa palkkatapahtumiin. Ruudulla näkyvät summat ovat aina perustekijöiden ja palkkatapahtuman arvojen yhteistulos - myös silloin, kun palkka on jo maksettu. Perustekijöiden arvoja, joita on kymmeniä, ei kannata kirjata jokaisen palkkatapahtuman yhteyteen. Pääsääntö on, että vain kaikki muuttuvat tiedot kirjataan palkkatapahtumaruudulle ja vain pysyvät tiedot kirjataan kolmeen perusrekisteriin: palkkalajirekisteriin, palkansaajarekisteriin ja maksajarekisteriin. Jos muutat perustekijöitä, muutoksella on ehkä vaikutuksia kaikkiin palkkatapahtumiin. Jos taas muutat ruudulla jotakin arvoa (määrää, prosenttiosuutta), arvo on lopullisesti tämä. Vain ennakonpidätys on poikkeus: sen laskennassa huomioidaan yleensä koko palkkakausi.

Jos siis muutat jotakin tärkeää palkkalajirekisterissä, palkansaajarekisterissä tai maksajarekisterissä, muutat samalla koko palkkakauden, siis myös aiemmin maksettujen palkkojen, lopputuloksia, mikä ei ilmeisestikään ole tarkoituksena. Rekistereiden tehtävänä on tallettaa palkkakauden aikana muuttumattomat perustiedot. Vain näin rekistereistä on hyötyä. Kun muuttuva tieto on ruudulla ja pysyvät perusteet palkkalajeissa ja henkilötiedoissa, jo maksettu palkka ei muutu enää miksikään.

Kesken palkanmaksukauden saattaa kuitenkin tapahtua muutoksia itse perustiedoissa. Useimmiten muutos koskee henkilön ennakonpidätysperusteita. Silloin on muutettava myös henkilörekisterissä verokortin alkamisajankohtakenttää (EP% alkupv.:). Ohjelma ei laske silloin tuota päivämäärää aiempia tapahtumia esim. kumulatiiviseen laskentaan.

Useimmiten erilaiset prosenttiarvot vahvistetaan aina vuodeksi eteenpäin, esim. vakuutusmaksujen arvot. Kesken palkanmaksukauden palkkalajikortiston, palkansaajarekisterin ja maksajarekisterin palkanmaksuun vaikuttaviin arvoihin ei tulisi koskea! Palkkalajin sisältö voi kuitenkin joskus muuttuakin. Jos näin tapahtuu, on viisainta perustaa aivan uusi palkkalaji niitä palkanmaksuja varten, jotka edellyttävät aivan uutta laskentaperustetta. Tee erikoispalkkalajit alkaen numerosta 1001, jotta ne eivät sekaantuisi standardipalkkalajeihin. Useahkosti muuttuvan tuntipalkan voi kirjoittaa 'autotarkiste' -riville, esim 101/125, jolloin palkan summaa 125 voi muuttaa tarvittaessa. Summa kopioituu vain palkansaajaa valittaessa.

Mikäli siis muutat kesken kauden palkkalajikortiston prosenttiosuuksia tai niiden laskentaperusteita, koko palkkakauden summat saattavat muuttua niiden palkkalajien kohdalla, joiden prosenttilukua ei jonkun sisäisen laskentamekanismin vuoksi voida kopioida palkkatapahtumalle. Tämä ilmenee siten, että palkkatapahtumia selattaessa ohjelma pyytää tallennuslupaa. Tarkista tässä tapauksessa laskennan oikeellisuus. Jos arvot ovat oikein, voit tallettaa muutokset. Tallennuspyyntö saattaa joskus seurata myös jostakin pienestä ja mihinkään vaikuttamattomasta seikasta.

Muutokset lukittuun palkkatapahtumaan

Silloin tällöin joudutaan avaamaan lukittu tapahtuma (Alt-C ja Alt-X). Etenkin kumulatiivinen ennakonpidätyksen laskenta saattaa häiriintyä kokonaisuudessaan, jos yksi palkkatapahtuma aiemmista muuttuu maksamattomaksi. Ota ennakonpidätyksen määrä sen vuoksi muistiin ja palauta se alkuperäiseen arvoonsa, samoin maksupäivä. Päivitä arvojen palautuksen jälkeen laskentatilasto Alt-W:llä (tosin ohjelma saattaa tehdä tämän automaattisestikin).

Lomapalkkojen ja -korvausten laskenta

Lomapalkkojen ja -korvausten laskenta poikkeaa eri sopimustyypeissä huomattavastikin. Yleisin on vuosilomalain mukainen laskenta. Ykkönen voi myös laskea muiden sopimustyyppien mukaiset vuosilomapalkat (Kuukausipalkka, Vuosilomalaki, Lomapalkkasopimus, 1_Viikko). Tarkista oman alasi käytäntö työehtosopimuksesta.

Jotta lomapalkan laskenta olisi mahdollista, ohjelman on tiedettävä melko monta asiaa työntekijästä ja hänen työhistoriastaan. Merkitse ensin henkilörekisteriin (Alt-H) palkansaajan kaikki normaalit pakolliset tiedot (vihreät otsakkeet) ja lisäksi työsopimuksen alkuaika, lomapalkkatyyppi (kenttä LomaPlkT) ja kuukausipalkan jakaja (KKP-jak).

Palkkalajirekisteristä lomapalkkojen laskennassa käytetään palkkalajeja 110 (lomapalkka) ja 119 (lomakorvaus). Pl 119 on käytössä silloin, kun lomakuukauden minimiehto ei täyty. Jos lomakorvausta ei makseta, syntyneen rivin voi poistaa tapahtumalta. Mikään ei tietenkään estä laskemasta ja muuttamasta palkan ja korvauksen määriä käsin, mutta silloinkin työntekijä oletettavasti haluaa tietää laskentaperusteen.

Lomapalkan määrä riippuu ratkaisevasti henkilön työhistoriasta. Sen vuoksi kaikkien aikaisempien palkkatapahtumien on oltava oikeita ja varustettu tarpeellisin tiedoin. Palkkatapahtumien on oltava merkittyjä maksetuiksi (Maksupv + EnnPid). Sen lisäksi tapahtumissa on oltava tehtyjen työpäivien lukumäärä (Työpv) tai tuntipalkkalaisilla tehtyjen työtuntien lukumäärä palkkalajiriveillä. Ne tuntipalkkalajit, joiden tunnit otetaan mukaan, ovat merkittynä palkkalaji 110:n Muutoskaavat -kentässä. Huomaa, että myös työssäolopäivien veroiset päivät on merkittävä. Tällaisia päiviä ovat mm. vuosilomapäivät, viikkotyöajan tasauspäivät, töesteelliset päivät, kertausharjoituspäivät, opintovapaapäivät (myös palkattomat!), lomautuspäivät, sairauspäivät ja luottamustehtäväpäivät.

Lomapalkkojen ja -korvausten laskenta edellyttää myös tehtyjen työpäivien merkitsemistä kenttäänsä (ohjelma ei voi tätä muutoin päätellä mistään). Lomapalkkaa maksetaan vain niiltä kuukausilta, jolloin päiväminimi ylittyy (yleensä min 14pv/kk). Toinen tapa ratkaista lomakuu ovat tehdyt työtunnit. Määritä palkkalajille 110 ne tuntipalkkalajit, joista tehdyt työtunnit lasketaan (yleensä min 35t/kk). Erityisesti on huomattava, että palkka on ohjelmalle maksamaton niin kauan, kunnes palkan maksupäivä on merkitty kenttään Maksupv. Samalla on tarkistettava myös, että ennakonpidätys on sidottu johonkin pysyvään arvoonsa (EnnPid).

Jos ohjelma on otettu käyttöön loman ansainta-ajan jälkeen, myös aiemmat kuukaudet on kirjattava ohjelmaan vaikkapa vain yhtenä tapahtumana. Loman määräytymisaikahan on 1.4.-31.3. Jos tapahtumat sijoittuvat samalle vuodelle, kirjaa ne mihin kohtaan vain, mutta kirjaa päiväykset tarkasti. Jos tapahtumat sijoittuvat edelliselle vuodelle, avaa edellinen vuosi (esim. Shift- F5) ja kirjaa tapahtumat sinne. Koko puuttuvan ajan voit kirjata yhtenä tapahtumana, esim. 1.4.2000-31.12.2000, palkkojen yhteissuma ja työpäivien määräksi esim. 135. Ohjelma jakaa palkan ja työpäivät tasan eri kuukausille. Jos kuitenkin jokin kuukausista on jäänyt aikanaan vajaaksi, kirjaa se erilleen.

Kun valitset lomapalkan (palkkalaji 110), ohjelma siirtyy automaattisesti lomapalkkojen laskentamääritysten ikkunaan:

Ennen kuin laskenta on valmis, ohjelma kysyy pidettävien lomapäivien lukumäärää. Oletuksena on ohjelman laskema lomapäivien maksimi. Lomapalkka lasketaan pidettävien lomapäivien mukaiseksi. Sen jälkeen ohjelma esittää ruudulla yksityiskohtaisen laskentatilaston, jonka voi tulostaa (P tai Enter). Lopuksi ohjelma ehdottaa lomapalkan ja mahdollisesti lomarahan kirjaamista. Samalla kirjataan status-kenttään pidettävien lomapäivien ja maksimipäivien lukumäärä (esim. 14/19). Pidettyjen ja pitämättömien lomapäivien lukumäärä kirjaantuu myös palkkakorttiin.

Yhteydet kirjanpitoon

Kirjanpitoyhteyden määritys tapahtuu kahdessa paikassa:

Palkanlaskennan ja kirjanpidon välisen yhteyden ymmärtämiseksi pitää selvittää itselleen kirjauksen logiikka. Yksittäisten rahaerien vastintilit voivat olla joko aivan selviä tai sekoittua keskenään. Joissakin palkkalajeissa on vain debet-tili, joisakin kredit-tili ja joissakin molemmat. Palkkatapahtuma ei siirry kirjanpitoon aivan sellaisenaan, vaan muutettuna kirjanpidon vaatimusten mukaiseksi. Yhdestä palkkatapahtumasta voi myös syntyä 1-5 kirjanpidon tapahtumasivua. Sivun jatkumisen merkkinä on kolme pistettä (...) jossakin kohtaa selitekentässä.

Tässä yksi malliruutu (summat satunnaisia):

Työntekijälle maksettava rahamäärä on ensimmäisenä ja kirjattu palkkavelkatilille. Palkat ja palkkaan verrattavat kirjataan tuloslaskelman palkkamenojen tilille. Lisät ja korvaukset voi kirjata omallekin tililleen. Ennakonpidätys kirjataan vain kreditiin, koska sen vastintilinä on oikeastaan palkan bruttotili. Vastaavasti kirjataan työntekijän kaikki vakuutukset ja jäsenmaksut. Sotumaksut eivät ole työntekijältä pois; sen vuoksi sotu kirjataan menoksi tuloslaskelmaan ja velaksi taseeseen. Samoin kaikki työnantajan maksamat vakuutukset.

Yhteydet pankkiohjelmiin

Palkkojen maksamiseen saadaan hieman helpotusta niinkin, että välitetään maksettavat palkat palkansaajille tietoliikenneohjelmin. Useimmilla palkanmaksajilla on käytössään jokin eräajoihin perustuva pankkilinkkiohjelmisto (Solo, Kultalinkki, Leonia-Linkki jne). Ykkösen palkanlaskentaohjelmisto voi tehdä valmiin siirtotiedoston (toistuvaissuoritus TS tai LM03) näille ohjelmistoille palkanmaksun yhteydessä.

Jotta siirtotiedoston luonti onnistuisi, ohjelma tarvitsee tietyt tiedot tarkkaan. Täytä sen vuoksi maksajarekisterissä kaikki omat tiedot oikeiksi (nimi, Y-tunnus ja pankkitili ovat pakollisia). Jos olet tehnyt pankin kanssa sopimuksen toistuvaissuorituksista lisää pankkitilin jälkeen sopimuksessa ilmoitettu tunnusnumero (voi olla Y-tunnus). Palkansaajan nimen ja pankkitilin numeron tulee myös olla oikeita. Jos ohjelma havaitsee virheitä tiedoissa, se keskeyttää toiminnan. Ilmoita myös missä kansiossa pankkiohjelmisto haluaa nähdä siirtotiedoston. Tiedoston nimen antaa Ykkönen. Maksusiirtojen oikeellisuutta ja onnistumista on kuitenkin syytä tarkkailla jo senkin vuoksi, että siirto kokonaisuudessaan koostuu hyvin monesta linkistä.

Palkanlaskennan tietoja on monien laskentojen vuoksi säilytettävä pitkäänkin. Varmista sen vuoksi, että tiedoista löytyy riittävästi varmistuskopioita!